Giới thiệu về Công văn 2543/TCT-KK năm 2016

Công văn 2543/TCT-KK được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thống nhất thực hiện các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chứng từ thanh toán khi thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định chung về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo hướng dẫn tại Công văn 2543/TCT-KK và các văn bản pháp luật về thuế liên quan, điều kiện để chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm:

• Có chứng từ thanh toán đáng tin cậy từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng, thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
• Áp dụng bắt buộc đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Tài khoản của cả bên mua và bên bán phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật tại thời điểm thanh toán.

Các trường hợp thanh toán đặc thù được thừa nhận

Công văn làm rõ một số phương thức thanh toán đặc thù được coi là thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý:

• Thanh toán bù trừ công nợ: Việc bù trừ công nợ giữa hai bên mua và bán thông qua việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ chéo phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng mua bán. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của cả hai bên. Phần giá trị còn lại sau khi bù trừ (nếu có) từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán qua ngân hàng.
• Thanh toán ủy quyền cho bên thứ ba: Trường hợp bên mua thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định bằng văn bản của bên bán, hoặc bên thứ ba thanh toán thay cho bên mua. Phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng và phải thực hiện qua tài khoản ngân hàng.
• Thanh toán qua tài khoản của cá nhân là đại diện doanh nghiệp: Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp thanh toán cho bên bán bằng tài khoản của cá nhân đó, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân qua ngân hàng. Quy trình này phải được quy định rõ trong quy chế tài chính của doanh nghiệp và có đầy đủ chứng từ chứng minh dòng tiền.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí hoặc từ chối khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin tài khoản ngân hàng của đối tác trên hợp đồng và đối chiếu với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Lưu trữ đầy đủ, khoa học các chứng từ chuyển tiền của ngân hàng như ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê tài khoản để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
• Đối với các giao dịch thanh toán bù trừ hoặc thanh toán qua bên thứ ba, cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ pháp lý đi kèm bao gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng chỉ định thanh toán và biên bản đối chiếu công nợ định kỳ.