Tóm tắt Công văn 703/TCT-CS năm 2019 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn 703/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chứng từ khi thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

- Nguyên tắc chung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định pháp luật về thuế hiện hành, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được hưởng các quyền lợi về thuế. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức phù hợp với quy định của pháp luật.
• Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác bao gồm bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, hoặc thanh toán qua tài khoản của bên thứ ba phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật về thuế GTGT và thuế TNDN.

- Hướng dẫn chi tiết về thanh toán qua bên thứ ba được ủy quyền

Công văn 703/TCT-CS tập trung làm rõ tính hợp lệ của chứng từ thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho bên bán thông qua một bên thứ ba được ủy quyền. Để chứng từ này được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định trong hợp đồng: Việc thanh toán qua bên thứ ba (hoặc thanh toán vào tài khoản của bên thứ ba theo chỉ định) phải được quy định cụ thể, rõ ràng bằng văn bản trong hợp đồng mua bán chính thức hoặc phụ lục hợp đồng đính kèm.
• Văn bản ủy quyền hợp pháp: Phải có văn bản ủy quyền hoặc thỏa thuận ba bên (giữa bên mua, bên bán và bên thứ ba nhận thanh toán) được ký kết hợp pháp trước khi thực hiện giao dịch thanh toán.
• Tính khớp đúng của dòng tiền: Chứng từ chuyển tiền phải thể hiện rõ dòng tiền đi từ tài khoản ngân hàng của bên mua sang đúng tài khoản ngân hàng của bên thứ ba được ủy quyền theo đúng thỏa thuận đã cam kết.

- Các trường hợp không được thừa nhận và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp

Tổng cục Thuế lưu ý một số trường hợp doanh nghiệp thường mắc sai lầm dẫn đến việc bị cơ quan thuế loại trừ chi phí và không cho khấu trừ thuế GTGT:

• Doanh nghiệp thực hiện chuyển tiền vào tài khoản của cá nhân (như giám đốc, nhân viên của bên bán) hoặc tài khoản của một tổ chức khác mà không có thỏa thuận ủy quyền bằng văn bản quy định trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chứng minh được tính liên quan trực tiếp đến giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên.
• Việc tự ý bù trừ công nợ hoặc thanh toán qua bên thứ ba mà không có hồ sơ, chứng từ đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên liên quan.

- Khuyến nghị thực hiện dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa quyền lợi về thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát kỹ lưỡng các điều khoản thanh toán trong hợp đồng thương mại, đặc biệt là các giao dịch có sự tham gia của bên thứ ba hoặc các hình thức thanh toán phức tạp.
• Yêu cầu đối tác cung cấp đầy đủ văn bản ủy quyền, thông tin tài khoản ngân hàng hợp pháp và lưu trữ khoa học cùng với hồ sơ giao dịch, hóa đơn mua bán.
• Thường xuyên cập nhật các hướng dẫn mới của Tổng cục Thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh các sai sót trong quá trình thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.