Công văn 2556/TCT-DNL năm 2018 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc miễn tiêu thức đóng dấu của người bán trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn tự in hiện đại.

- Quy định chung về tiêu thức dấu của người bán trên hóa đơn

Theo quy định pháp luật về hóa đơn hiện hành, hóa đơn thông thường phải có đầy đủ chữ ký và dấu của người bán. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh và cải cách thủ tục hành chính, Tổng cục Thuế đã ban hành hướng dẫn cụ thể đối với các trường hợp đặc biệt được miễn tiêu thức này:

• Hóa đơn tự in của các đơn vị thiết lập hệ thống thiết bị tính tiền, hệ thống quản lý bán hàng tích hợp với phần mềm kế toán đảm bảo không thể can thiệp làm thay đổi số liệu.
• Hóa đơn điện tử có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Các trường hợp đặc biệt khác được cơ quan thuế có thẩm quyền xem xét, đánh giá và chấp thuận bằng văn bản dựa trên đặc thù hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể.

- Điều kiện để doanh nghiệp được miễn đóng dấu của người bán

Để được áp dụng cơ chế miễn đóng dấu của người bán trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Doanh nghiệp phải chứng minh được quy trình tạo, lập và truyền nhận hóa đơn là hoàn toàn khép kín, an toàn, không thể can thiệp hoặc sửa đổi thông tin một cách bất hợp pháp sau khi đã xuất hóa đơn.
• Sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn tự in hợp pháp: Hóa đơn phải được khởi tạo từ phần mềm đã đăng ký với cơ quan thuế và tuân thủ đúng các quy định về định dạng dữ liệu theo quy chuẩn của Bộ Tài chính.
• Đảm bảo quyền lợi của người mua: Người mua hàng phải dễ dàng tra cứu, đối chiếu và xác thực tính pháp lý của hóa đơn thông qua các cổng thông tin điện tử của doanh nghiệp hoặc của Tổng cục Thuế.
• Có văn bản chấp thuận từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Doanh nghiệp cần gửi công văn đề nghị kèm theo đề án, quy trình cụ thể để cơ quan thuế kiểm tra, đánh giá trước khi chính thức áp dụng việc miễn dấu.

- Ý nghĩa và tác động của việc miễn dấu trên hóa đơn

Chính sách miễn dấu của người bán trên hóa đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu tối đa thời gian in ấn, ký đóng dấu thủ công đối với các doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát sinh lớn hàng ngày như ngành viễn thông, điện, nước, siêu thị, xăng dầu.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi mạnh mẽ sang sử dụng hóa đơn điện tử, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ và chủ trương hiện đại hóa công tác quản lý thuế của Chính phủ.
• Nâng cao tính minh bạch: Hóa đơn không có dấu nhưng được xác thực bằng chữ ký số hoặc hệ thống mã vạch, mã QR giúp ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn hiệu quả hơn so với phương thức đóng dấu đỏ truyền thống.