Công văn số 3771/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc in sẵn con dấu trên hóa đơn tự in, nhằm tháo gỡ vướng mắc và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện tự in hóa đơn để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các cơ quan thuế các cấp có thẩm quyền quản lý trực tiếp doanh nghiệp.

Quy định về việc cho phép in sẵn con dấu trên hóa đơn tự in

• Tổng cục Thuế chấp thuận cho phép các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định được phép in sẵn con dấu của doanh nghiệp lên hóa đơn tự in. Việc này giúp giảm bớt thủ tục hành chính thủ công, đẩy nhanh tiến độ xuất hóa đơn đối với các đơn vị có số lượng giao dịch lớn hàng ngày.
• Hình ảnh con dấu được in sẵn phải đảm bảo tính rõ nét, chính xác, đúng mẫu con dấu đã đăng ký hợp pháp, không được làm mờ hoặc biến dạng thông tin pháp lý của doanh nghiệp.

Điều kiện áp dụng đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải có hệ thống phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo an toàn, bảo mật, có phân quyền chặt chẽ và không thể can thiệp làm thay đổi dữ liệu hóa đơn đã lập.
• Doanh nghiệp phải ban hành quy trình quản lý nội bộ nghiêm ngặt đối với việc tạo, in và sử dụng hóa đơn tự in có sẵn con dấu để tránh tình trạng lạm dụng, thất thoát hoặc làm giả hóa đơn.
• Phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn đầy đủ theo đúng quy định trước khi đưa vào sử dụng thực tế.

Trách nhiệm của các bên liên quan

• Đối với doanh nghiệp: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, an toàn và hợp pháp của các hóa đơn tự in có sẵn con dấu. Mọi hành vi lợi dụng việc in sẵn con dấu để gian lận thuế, trốn thuế sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc thực hiện của doanh nghiệp. Kịp thời phát hiện và xử lý các sai phạm liên quan đến việc in ấn, quản lý và sử dụng hóa đơn tự in của đơn vị trên địa bàn quản lý.

Hiệu lực và hướng dẫn thi hành

Công văn này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và được áp dụng thống nhất tại các cục thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Các hướng dẫn trước đây của cơ quan thuế địa phương trái với nội dung tại công văn này đều bãi bỏ.