Công văn 2632/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung giải quyết các vấn đề pháp lý cốt lõi liên quan đến chữ ký điện tử của người mua, quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, và các yêu cầu về lưu trữ, quản lý dữ liệu hóa đơn.

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những vướng mắc lớn nhất của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử là việc yêu cầu người mua phải ký điện tử. Công văn 2632/TCT-DNL đã đưa ra hướng dẫn cụ thể để đơn giản hóa thủ tục này:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận...), thì người bán và người mua được phép thỏa thuận bằng văn bản về việc người mua không cần phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền xem xét từng trường hợp thực tế phát sinh, căn cứ vào điều kiện công nghệ thông tin và phương thức giao dịch của doanh nghiệp để quyết định việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, đảm bảo không gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và vẫn quản lý thuế hiệu quả.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trên đường hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định, doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy dưới các điều kiện nghiêm ngặt:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính chính xác và pháp lý.
• Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và dấu xác nhận hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của bên bán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa đang lưu thông hoặc phục vụ việc ghi sổ, theo dõi kế toán, không có giá trị thanh toán hay giao dịch trừ trường hợp có quy định khác.

- Yêu cầu về lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử

Công văn nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo toàn tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán:

• Doanh nghiệp phải áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin để lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật, chống các hành vi truy cập, thay đổi, xóa bỏ hoặc can thiệp trái phép vào dữ liệu gốc.
• Hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp phải có phương án sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ và có quy trình khôi phục dữ liệu nhanh chóng khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp công cụ tra cứu, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra thuế.

- Kê khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Công văn hướng dẫn việc thực hiện nghĩa vụ thuế liên quan đến hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn giấy truyền thống:

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử vẫn phải thực hiện lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ quy định của Bộ Tài chính.
• Khi thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp sử dụng thông tin hiển thị trên hóa đơn điện tử hợp lệ để làm căn cứ kê khai thuế đầu ra và đầu vào theo đúng quy định pháp luật về quản lý thuế.