Giới thiệu về Công văn 2084/TCT-DNL năm 2016

Công văn 2084/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành ngày 17/05/2016 nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp làm rõ các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 2084/TCT-DNL

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để chấp thuận việc người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 2, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

3. Lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử sau khi khởi tạo phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán.
• Doanh nghiệp phải có các biện pháp sao lưu, bảo mật thông tin để tránh việc mất mát, hư hỏng hoặc bị can thiệp trái phép vào dữ liệu hóa đơn.
• Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo khả năng truy xuất, hiển thị và in ấn hóa đơn điện tử khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử vẫn phải thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) theo quy định hiện hành về hóa đơn.
• Việc báo cáo phải đảm bảo tính chính xác về số lượng hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, hủy bỏ hoặc mất mát trong kỳ báo cáo.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 2084/TCT-DNL đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp, đặc biệt là quy định về chữ ký số của người mua. Việc đơn giản hóa yêu cầu này giúp đẩy nhanh tiến trình áp dụng hóa đơn điện tử trên diện rộng, giảm thiểu chi phí in ấn, bảo quản và vận chuyển hóa đơn cho các doanh nghiệp Việt Nam.