1. Tổng quan về Công văn 26443/CTHN-TTHT năm 2024

Công văn 26443/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phúc lợi mà doanh nghiệp dành cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp và người nộp thuế xác định rõ ràng nghĩa vụ thuế đối với các khoản lợi ích nhận được ngoài tiền lương, tiền công, từ đó đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

2. Nguyên tắc chung về thuế TNCN đối với khoản chi phúc lợi

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, việc xác định một khoản chi phúc lợi có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động hay không phải căn cứ vào tính chất của khoản chi và đối tượng thụ hưởng thực tế:

• Khoản chi đích danh cá nhân: Trường hợp các khoản chi phúc lợi được chi trả trực tiếp cho từng cá nhân hoặc ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng thì khoản thu nhập này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.
• Khoản chi cho tập thể: Trường hợp khoản chi phúc lợi mang tính chất phục vụ chung cho tập thể người lao động, không phân bổ hoặc không xác định được cụ thể mức thụ hưởng của từng cá nhân thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

3. Hướng dẫn chi tiết đối với các khoản phúc lợi phổ biến

Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phúc lợi thường phát sinh tại các doanh nghiệp như sau:

• Chi phí nghỉ mát và teambuilding: Nếu doanh nghiệp tổ chức hoạt động nghỉ mát, teambuilding chung cho toàn thể cán bộ nhân viên, chi trả trực tiếp cho đơn vị cung cấp dịch vụ (như khách sạn, nhà hàng, đơn vị lữ hành) và không phân bổ chi tiết cho từng cá nhân thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chi tiền mặt trực tiếp cho người lao động tự đi nghỉ mát hoặc khoản chi được phân bổ rõ ràng theo danh sách cá nhân thụ hưởng thì phải tính thuế TNCN.
• Khoản chi hiếu, hỷ, sinh nhật, lễ tết: Các khoản chi trực tiếp cho người lao động nhân dịp sinh nhật, đám cưới, đám tang hoặc các ngày lễ tết, nếu chi bằng tiền mặt hoặc hiện vật ghi rõ tên người nhận, về nguyên tắc phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động trong kỳ phát sinh.
• Chi mua bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tự nguyện: Đối với các khoản chi mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn tự nguyện không có tích lũy phí bảo hiểm cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đối với các loại bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc bảo hiểm có tích lũy phí bảo hiểm do doanh nghiệp mua cho người lao động, khoản phí này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo tỷ lệ quy định tại thời điểm doanh nghiệp đóng phí.
• Chi phí đào tạo, nâng cao tay nghề: Khoản chi phí đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn hoặc theo kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

4. Mối quan hệ giữa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và thuế TNCN

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa quy định về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế TNCN đối với các khoản chi phúc lợi:

• Về thuế TNDN: Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Về thuế TNCN: Việc một khoản chi phúc lợi được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không đồng nghĩa với việc người lao động được miễn thuế TNCN đối với khoản phúc lợi đó. Nếu khoản chi đó rơi vào trường hợp định danh cá nhân thụ hưởng, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN của người lao động trước khi chi trả.

5. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa công tác quản lý thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể rõ ràng, quy định cụ thể các khoản chi phúc lợi, đối tượng thụ hưởng và hình thức chi trả.
• Phân loại rõ ràng các khoản chi mang tính chất tập thể và các khoản chi mang tính chất cá nhân để áp dụng đúng chính sách thuế TNCN.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp pháp đối với các khoản chi phúc lợi để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.