Trả lời văn thư ngày 24/03/2014 của Công ty về hóa đơn chứng từ, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 22 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“ 1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.”

Trường hợp Công ty theo trình bày ngày 26/02/2014 đã xuất 4 hóa đơn giá trị gia tăng và gửi cho khách hàng (Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản và Phân Bón Bà Rịa) qua đường bưu điện ngày 28/02/2014 nhưng 4 hóa đơn trên đã bị thất lạc thì Công ty lập báo cáo mất hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; đồng thời lập biên bản ghi nhận sự việc với người mua để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định. Công ty sao chụp liên 1 của các hóa đơn bị mất, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Trường hợp đến nay Công ty chưa nộp báo cáo, thông báo với cơ quan Thuế việc mất hóa đơn thì bị xử phạt theo quy định tại Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 của Chính Phủ hướng dẫn về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.