TÓM TẮT CÔNG VĂN 4975/CT-TTHT NĂM 2014 VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ

Công văn 4975/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến quy định về hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Quy định chung về việc lập và phát hành hóa đơn

• Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật thuế và giao cho khách hàng.
• Thời điểm lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc: đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ).
• Nội dung ghi trên hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa và phải sử dụng cùng một màu mực không phai.

2. Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Hóa đơn hợp pháp: Hóa đơn được sử dụng để kê khai thuế GTGT và tính chi phí được trừ phải là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, được phát hành theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Tính tương thích của hàng hóa, dịch vụ: Các khoản chi phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

3. Xử lý trường hợp hóa đơn có sai sót hoặc vi phạm quy định

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập nhưng người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ; hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
• Các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, không được tính vào chi phí hợp lý và bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật về thuế.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quản lý hóa đơn

• Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán và pháp luật về thuế.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo đúng thời hạn quy định với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Chủ động rà soát, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào trước khi thực hiện kê khai thuế và hạch toán chi phí.