Công văn 30/BXD-KTXD do Bộ Xây dựng ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế trong việc xác định, thanh toán và quyết toán chi phí lựa chọn nhà thầu đối với trường hợp áp dụng hình thức chỉ định thầu. Văn bản này hướng dẫn các chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các đơn vị tư vấn thực hiện đúng quy định của pháp luật về đấu thầu cũng như quản lý chi phí đầu tư xây dựng đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước và các nguồn vốn khác.

Theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng, việc xác định và thanh toán chi phí lựa chọn nhà thầu đối với hình thức chỉ định thầu cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể sau:

• Phương pháp xác định chi phí: Chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất trong trường hợp chỉ định thầu được xác định bằng cách lập dự toán chi phí cụ thể hoặc áp dụng định mức tỷ lệ phần trăm (%) theo quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành tại thời điểm thực hiện.
• Trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện: Nếu chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án có đủ năng lực theo quy định và tự thực hiện các công việc lập hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ đề xuất thì chi phí này được hạch toán vào chi phí quản lý dự án hoặc chi phí khác của dự án. Việc chi trả phải tuân thủ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và không được vượt quá định mức quy định của Nhà nước.
• Trường hợp thuê đơn vị tư vấn đấu thầu: Khi chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn đấu thầu chuyên nghiệp để thực hiện các công việc này, chi phí thanh toán được căn cứ vào hợp đồng tư vấn đã ký kết giữa các bên. Nội dung hợp đồng phải phù hợp với kết quả lựa chọn nhà thầu tư vấn và các quy định hiện hành về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Việc thanh toán và quyết toán chi phí lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu phải đảm bảo tính pháp lý, chặt chẽ và phù hợp với thực tế triển khai dự án:

• Căn cứ thanh toán: Quá trình thanh toán phải dựa trên khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành, được các bên nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng và các điều khoản thanh toán được quy định cụ thể trong hợp đồng đã ký kết.
• Hồ sơ thanh toán: Phải đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về quản lý tài chính. Hồ sơ bao gồm biên bản nghiệm thu sản phẩm (hồ sơ yêu cầu được phê duyệt, báo cáo kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất), hóa đơn tài chính hợp pháp (đối với trường hợp thuê tư vấn) và các văn bản phê duyệt liên quan.
• Kiểm soát hạn mức chi phí: Tổng chi phí thực tế chi trả cho công tác lựa chọn nhà thầu không được vượt quá dự toán gói thầu hoặc dự toán chi phí lựa chọn nhà thầu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong tổng mức đầu tư.

Công văn 30/BXD-KTXD đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng giúp tháo gỡ các tranh chấp, vướng mắc giữa chủ đầu tư và nhà thầu tư vấn trong quá trình thương thảo, ký kết và thanh lý hợp đồng. Đồng thời, văn bản này cũng giúp các cơ quan thanh tra, kiểm toán có cơ sở rõ ràng để kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, hợp lệ của các khoản chi phí liên quan đến công tác đấu thầu và chỉ định thầu tại các dự án đầu tư xây dựng.