Công văn 3017/BTP-BTTP năm 2015 do Bộ Tư pháp ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nhằm thống nhất quy trình quản lý, cấp phát và sử dụng phôi Thẻ công chứng viên trên phạm vi cả nước. Văn bản này đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Công chứng, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước và hạn chế tối đa các sai sót, tiêu cực trong hoạt động hành nghề công chứng.
1. Nguyên tắc phát hành và quản lý phôi Thẻ công chứng viên
- Bộ Tư pháp (cụ thể là Cục Bổ trợ tư pháp) là cơ quan duy nhất chịu trách nhiệm thiết kế mẫu, in ấn và phát hành phôi Thẻ công chứng viên thống nhất trong toàn quốc.
- Sở Tư pháp các địa phương không được tự ý in ấn, sao chép, thay đổi thiết kế hoặc sử dụng bất kỳ loại phôi thẻ nào khác ngoài phôi do Bộ Tư pháp cung cấp để cấp cho công chứng viên.
- Việc giao nhận phôi Thẻ giữa Bộ Tư pháp và các Sở Tư pháp phải được thực hiện chặt chẽ, có biên bản bàn giao cụ thể và ghi chép đầy đủ vào sổ sách theo dõi.
2. Quy trình đăng ký và phân phối phôi Thẻ
- Hằng năm hoặc theo nhu cầu thực tế, Sở Tư pháp có trách nhiệm rà soát, tổng hợp số lượng công chứng viên đủ điều kiện cấp thẻ tại địa phương để đăng ký số lượng phôi Thẻ cần thiết.
- Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị cấp phôi Thẻ kèm theo danh sách trích ngang của các công chứng viên về Cục Bổ trợ tư pháp để được xem xét và phân phối phôi Thẻ.
- Cục Bổ trợ tư pháp thực hiện việc cấp phát phôi Thẻ dựa trên số lượng đề nghị hợp lệ và tình hình thực tế của từng địa phương.
3. Thủ tục cấp, sử dụng và quản lý Thẻ tại địa phương
- Sau khi nhận được phôi Thẻ từ Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp tiến hành in các thông tin cá nhân của công chứng viên lên phôi Thẻ, thực hiện ký duyệt và đóng dấu theo đúng thẩm quyền quy định.
- Sở Tư pháp phải lập "Sổ theo dõi cấp phát Thẻ công chứng viên" để ghi nhận chi tiết các thông tin bao gồm: số sê-ri của phôi Thẻ, họ và tên công chứng viên được cấp, quyết định bổ nhiệm, ngày cấp và người nhận thẻ.
- Công chứng viên có trách nhiệm bảo quản, sử dụng Thẻ đúng mục đích khi thực hiện hoạt động hành nghề và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Xử lý phôi Thẻ bị hỏng và thu hồi Thẻ công chứng viên
- Đối với các phôi Thẻ bị hỏng trong quá trình in ấn, viết sai thông tin hoặc do lỗi kỹ thuật của nhà in, Sở Tư pháp phải lập biên bản xác nhận, tiến hành niêm phong và thực hiện thủ tục tiêu hủy theo quy định pháp luật, đồng thời báo cáo số lượng phôi hỏng về Bộ Tư pháp.
- Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi Thẻ công chứng viên đã cấp trong các trường hợp: công chứng viên bị miễn nhiệm, bị thu hồi quyết định bổ nhiệm, chuyển vùng hành nghề sang địa phương khác, hoặc ngừng hành nghề công chứng.
- Trường hợp công chứng viên bị mất Thẻ, phải có đơn trình báo rõ lý do gửi Sở Tư pháp để xem xét cấp lại theo quy trình nghiêm ngặt nhằm tránh việc lợi dụng Thẻ bị mất vào mục đích bất hợp pháp.
5. Chế độ báo cáo, thanh tra và kiểm tra
- Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hằng năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Tư pháp về tình hình quản lý, sử dụng phôi Thẻ và danh sách công chứng viên được cấp Thẻ tại địa phương.
- Bộ Tư pháp phối hợp với các cơ quan chức năng tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ tại các Sở Tư pháp nhằm phát hiện kịp thời và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng Thẻ công chứng viên.
| BỘ TƯ PHÁP | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 3017/BTP-BTTP | Hà Nội, ngày 19 tháng 08 năm 2015 |
Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Ngày 31/7/2015, Bộ Tư pháp đã có Công văn số 2168/BTP-BTTP đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương dự kiến số lượng phôi Thẻ công chứng viên đủ để cấp Thẻ công chứng viên từ 01/8/2015 đến hết ngày 31/12/2015 tại địa phương. Trên cơ sở đề nghị của các địa phương, căn cứ quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng, Bộ Tư pháp phát hành phôi Thẻ công chứng viên và hướng dẫn cách sử dụng, quản lý phôi Thẻ như sau:
1. Cách ghi các thông tin trên phôi Thẻ
Phôi Thẻ công chứng viên có chiều ngang 6,5 cm, chiều dài 9,5 cm gồm 2 mặt.
1.1. Mặt trước:
- (1) ghi tên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH/THÀNH PHỐ nơi cấp Thẻ bằng chữ in hoa;
- (2) ghi SỞ TƯ PHÁP bằng chữ in hoa đậm;
- (3) ghi số Thẻ công chứng viên theo số thứ tự Thẻ công chứng viên được cấp từ số 01;
- (4) ghi họ và tên công chứng viên bằng chữ in hoa đậm;
- (5) ghi ngày tháng năm sinh của công chứng viên bằng chữ in đậm;
- (6) ghi tên tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên hành nghề;
- (7) ghi số Quyết định, ngày, tháng, năm bổ nhiệm công chứng viên;
- (8) ghi ngày tháng năm cấp Thẻ;
- (9) Giám đốc Sở Tư pháp ký tên và đóng dấu của Sở Tư pháp;
(10) dán ảnh 2 cm x 3cm của công chứng viên và đóng dấu nổi của Sở Tư pháp;
1.2. Mặt sau: Không ghi.
(Chi tiết mẫu Thẻ công chứng viên kèm theo Công văn này).
2. Đóng dấu Thẻ công chứng viên
Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu quy định:
“Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”,
Điều 12 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước quy định:
“1. Con dấu thứ hai, con dấu nổi, con dấu xi: Kích thước và nội dung giống như con dấu thứ nhất.
2. Con dấu thu nhỏ: Nội dung giống như con dấu thứ nhất, riêng về kích thước theo đề nghị của cơ quan, tổ chức dùng dấu.”
Căn cứ các quy định trên, để phù hợp kích thước giữa con dấu và Thẻ công chứng viên, đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền khắc con dấu nổi và dấu thu nhỏ của Sở Tư pháp. Đối với con dấu thu nhỏ, đề nghị khắc theo đường kính là 22 mm để thống nhất về kích thước giữa các địa phương trong cả nước.
3. Quản lý việc sử dụng phôi Thẻ
Phôi Thẻ công chứng viên được Bộ Tư pháp cấp cho địa phương hàng năm trên cơ sở đề nghị của địa phương. Để việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ công chứng viên được chặt chẽ, hiệu quả, đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương như sau:
Căn cứ vào nhu cầu thực tế đề nghị cấp Thẻ của công chứng viên ở địa phương, dự kiến số lượng phôi Thẻ đủ để cấp trong năm tiếp theo và có văn bản gửi về Bộ Tư pháp (Cục Bổ trợ tư pháp) trước ngày 25 tháng 12 hàng năm, kèm theo báo cáo cụ thể về tình hình quản lý, sử dụng phôi Thẻ công chứng viên của năm (số lượng phôi đã sử dụng, số lượng còn lại, số lượng hỏng do in hoặc viết sai; các phôi đã in hoặc viết bị hỏng Sở Tư pháp tiến hành tiêu hủy theo quy định của pháp luật).
4. Để việc in Thẻ công chứng viên được chính xác, Bộ Tư pháp đã đăng tải File mềm phôi Thẻ công chứng viên trên Cổng thông tin điện tử cửa Bộ Tư pháp để các Sở Tư pháp tải ứng dụng về thực hiện cho thuận tiện. Trường hợp cần thêm thông tin, đề nghị liên hệ với Phòng Quản lý công chứng, Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp theo số điện thoại 04.62739512 - 04.63739508
Trên đây là hướng dẫn về việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ Công chứng viên, kính gửi Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị Sở Tư pháp phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, hướng dẫn./.
|
| TL. BỘ TRƯỞNG |
(Mẫu ghi Thẻ công chứng viên kèm theo Công văn số 3017/BTP-BTTP ngày 19/8/2015 của Bộ Tư pháp)
| |||||||||||||
- 1 Thông tư 04/2009/TT-BKHCN sửa đổi Thông tư 01/2008/TT-BKHCN hướng dẫn cấp, thu hồi Thẻ giám định viên sở hữu công nghiệp và Giấy chứng nhận tổ chức đủ điều kiện hoạt động giám định sở hữu công nghiệp do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành
- 2 Công văn 2604/BTP-BTTP về cấp thẻ công chứng viên và rà soát, thống kê các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Bộ Tư pháp ban hành
- 3 Thông tư 54/2015/TT-BTC quy định thu phí sát hạch bổ nhiệm công chứng viên; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 4 Công văn 203/BNV-TCPCP năm 2016 thành lập Hội Công chứng viên tỉnh Quảng Ninh do Bộ Nội vụ ban hành
- 5 Công văn 63/BTP-BTTP năm 2016 về thành lập Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Bộ Tư pháp ban hành
- 6 Quyết định 05/2016/QĐ-KTNN Quy định về mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ Kiểm toán viên nhà nước do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành
- 1 Nghị định 31/2009/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
- 2 Thông tư 04/2009/TT-BKHCN sửa đổi Thông tư 01/2008/TT-BKHCN hướng dẫn cấp, thu hồi Thẻ giám định viên sở hữu công nghiệp và Giấy chứng nhận tổ chức đủ điều kiện hoạt động giám định sở hữu công nghiệp do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành
- 3 Công văn 2604/BTP-BTTP về cấp thẻ công chứng viên và rà soát, thống kê các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Bộ Tư pháp ban hành
- 4 Thông tư 54/2015/TT-BTC quy định thu phí sát hạch bổ nhiệm công chứng viên; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 5 Thông tư 06/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng do Bộ trưởng Bộ Tư Pháp ban hành
- 6 Công văn 203/BNV-TCPCP năm 2016 thành lập Hội Công chứng viên tỉnh Quảng Ninh do Bộ Nội vụ ban hành
- 7 Công văn 63/BTP-BTTP năm 2016 về thành lập Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Bộ Tư pháp ban hành
- 8 Quyết định 05/2016/QĐ-KTNN Quy định về mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ Kiểm toán viên nhà nước do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành