Giới thiệu về Công văn 3119/TCT-CS

Công văn 3119/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc đăng ký tự in hóa đơn thu phí bảo hiểm nhân thọ từ hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Văn bản tập trung giải quyết kiến nghị cụ thể của Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Prudential Việt Nam, đồng thời hệ thống lại các quy định pháp lý chặt chẽ liên quan đến điều kiện, trách nhiệm của tổ chức nhận in hóa đơn theo quy định pháp luật tại thời điểm ban hành.

Quy định về điều kiện và trách nhiệm của tổ chức nhận in hóa đơn

Căn cứ vào các quy định pháp lý được trích dẫn, một tổ chức nhận in hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thực hiện nghiêm túc các trách nhiệm sau:

• Điều kiện hành nghề: Tổ chức nhận in hóa đơn bắt buộc phải có đủ các điều kiện hành nghề in theo quy định của pháp luật.
• Căn cứ và quy trình in: Khi thực hiện in hóa đơn, tổ chức phải căn cứ vào mẫu hóa đơn đã được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản, đồng thời đối chiếu kỹ lưỡng với mẫu hóa đơn đặt in đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
• Thực hiện theo hợp đồng: Quá trình in phải tuân thủ đúng nội dung hợp đồng đã ký kết với bên đặt in. Trong hợp đồng phải ghi nhận cụ thể các thông tin về số lượng, ký hiệu và số thứ tự của hóa đơn.
• Thanh lý và tiêu hủy bản in lỗi: Ngay sau khi hoàn thành việc in ấn, tổ chức nhận in phải thực hiện thanh lý hợp đồng, đồng thời tiến hành thanh hủy toàn bộ các bản in, bản kẽm, cũng như các sản phẩm in thừa hoặc in hỏng để tránh thất thoát.
• Chế độ sổ sách và báo cáo: Tổ chức nhận in phải mở sổ sách theo dõi chi tiết tình hình đặt in hóa đơn. Định kỳ hàng quý, có trách nhiệm lập và gửi báo cáo chi tiết cho cơ quan Thuế về số lượng hóa đơn đã in của từng tổ chức, cá nhân đặt in.

Ý kiến xử lý của Tổng cục Thuế đối với trường hợp của Công ty Prudential Việt Nam

Dựa trên các quy định nêu trên, Tổng cục Thuế đã đưa ra hướng dẫn giải quyết cụ thể đối với đề xuất của Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Prudential Việt Nam:

• Không chấp thuận việc tự in từ hệ thống máy tính: Đề nghị của Công ty Prudential về việc tự in hóa đơn thu phí bảo hiểm nhân thọ trên giấy trắng trực tiếp từ hệ thống máy tính của công ty được xác định là không phù hợp với quy định tại Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ về in, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn.
• Hướng dẫn thực hiện đúng quy định: Công ty Prudential được phép sử dụng hóa đơn tự in theo đúng mẫu đã đăng ký với cơ quan Thuế. Tuy nhiên, hóa đơn này phải được đặt in tại các tổ chức nhận in có đủ điều kiện hành nghề in theo quy định của pháp luật. Sau mỗi lần in hoặc khi kết thúc hợp đồng in, công ty phải thực hiện thanh lý hợp đồng in theo đúng quy trình pháp luật quy định.