Giới thiệu về Công văn 3126/CT-HTr năm 2016

Công văn 3126/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung văn bản tập trung làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, đặc biệt là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động đi lại, công tác của người lao động.

Các quy định cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại văn bản và các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau để được ghi nhận chi phí hợp lý:

• Điều kiện chung để được trừ chi phí: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hướng dẫn đối với chi phí mua vé máy bay: Trường hợp doanh nghiệp có phát sinh chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có quyết định cử đi công tác, vé máy bay (hoặc vé điện tử), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
• Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử: Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay qua mạng cho người lao động thì cần có các chứng từ gồm: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì phải có các chứng từ khác chứng minh chuyến đi thực tế như quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận của nơi đến.
• Trường hợp mua vé máy bay qua đại lý: Doanh nghiệp phải yêu cầu đại lý xuất hóa đơn GTGT hợp pháp, kèm theo các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các hồ sơ công tác liên quan của người lao động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ, quy định rõ ràng về định mức và thủ tục thanh toán công tác phí. Đồng thời, bộ phận kế toán cần kiểm tra chặt chẽ tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ đi kèm trước khi hạch toán vào chi phí được trừ nhằm tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế.