Tổng quan về Công văn 3137/CT-TTHT năm 2017

Công văn 3137/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi phí tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan.

Điều kiện để chi phí tiền thuê nhà được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, để khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định cụ thể trong hồ sơ nhân sự: Khoản chi tiền thuê nhà cho người lao động phải được ghi rõ về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của đơn vị.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp pháp: Doanh nghiệp phải thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản thanh toán có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý.

Hướng dẫn về chứng từ đối với trường hợp thuê nhà của cá nhân

Trong trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà trực tiếp từ các cá nhân (không phải tổ chức kinh doanh) để bố trí chỗ ở cho người lao động, bộ hồ sơ chứng từ làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ bao gồm:

• Hợp đồng thuê nhà ký giữa doanh nghiệp và cá nhân cho thuê nhà, trong đó thể hiện rõ các điều khoản về giá thuê, thời hạn và trách nhiệm nộp thuế.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà thực tế cho cá nhân cho thuê.
• Trường hợp hợp đồng thuê nhà có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê, doanh nghiệp phải có thêm chứng từ nộp thuế thay vào ngân sách nhà nước (bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN của cá nhân cho thuê nhà).

Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, Công văn cũng lưu ý về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với khoản lợi ích từ tiền thuê nhà do người sử dụng lao động chi trả hộ:

• Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Mức tính vào thu nhập chịu thuế TNCN được xác định theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị chi trả thu nhập.