Giới thiệu về Công văn 3170/CT-TTHT năm 2015

Công văn 3170/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 15 tháng 04 năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nội dung trọng tâm của Công văn 3170/CT-TTHT

- Quy định chung về chữ ký điện tử trên hóa đơn

• Theo nguyên tắc chung được quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
• Việc ký điện tử nhằm đảm bảo tính xác thực, chống chối bỏ và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên khi tham gia giao dịch thương mại.

- Các trường hợp người mua không nhất thiết phải ký điện tử

Công văn 3170/CT-TTHT đã đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp trong các trường hợp đặc thù:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán: Đối với khách hàng cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng không có nhu cầu sử dụng hóa đơn để hạch toán kế toán, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch: Nếu giữa người bán và người mua có đầy đủ các chứng từ, hồ sơ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Các hồ sơ chứng minh bao gồm:
  • Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên.
  • Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận hàng hóa.
  • Biên nhận thanh toán, phiếu thu hoặc các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Các chứng từ liên quan khác thể hiện rõ việc giao dịch đã hoàn thành.

- Điều kiện để được miễn chữ ký điện tử của người mua

• Doanh nghiệp (người bán) phải có văn bản đề nghị gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét và chấp thuận việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
• Hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, có khả năng lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng cho người mua khi có yêu cầu.
• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của các giao dịch kinh tế phát sinh được thể hiện trên hóa đơn.

Ý nghĩa thực tiễn của văn bản

Công văn 3170/CT-TTHT đã tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, cung cấp dịch vụ trực tuyến, viễn thông, điện, nước. Việc giảm bớt yêu cầu ký điện tử đối với người mua giúp đẩy nhanh tiến độ giao dịch, giảm thiểu chi phí vận hành và khuyến khích các doanh nghiệp tích cực chuyển đổi số trong công tác quản lý tài chính - kế toán.