Giới thiệu về Công văn 7994/CT-TTHT năm 2014

Công văn 7994/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này căn cứ trên các quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhằm giải đáp các vướng mắc thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Các điều kiện để tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Công văn 7994/CT-TTHT, doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện khai thuế điện tử với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử (chữ ký số) theo quy định của pháp luật để ký trên hóa đơn điện tử khi lập và gửi cho người mua.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Văn bản nội bộ của doanh nghiệp tuyên bố về việc áp dụng hóa đơn điện tử, nêu rõ hệ thống thiết bị, phần mềm và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, ghi rõ thông tin về doanh nghiệp, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng và số lượng hóa đơn dự kiến phát hành.
• Hóa đơn mẫu: Bản thiết kế thể hiện đúng định dạng của hóa đơn điện tử sẽ gửi cho người mua, có chữ ký số mẫu và các tiêu thức bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành.

Nguyên tắc lập và chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn cũng hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc sử dụng và chuyển đổi hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh:

• Nguyên tắc lập hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng dữ liệu quy định, đảm bảo tính nguyên vẹn của thông tin và phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo tính pháp lý.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn, có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp.