Tóm tắt Công văn 3177/CT-TTHT năm 2017 về hướng dẫn lập hóa đơn đối với khoản chi hộ, thu hộ

Công văn 3177/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc lập hóa đơn và kê khai thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ dẫn đến sai sót nếu không thực hiện đúng quy định.

1. Quy định lập hóa đơn đối với khoản chi hộ mang tên khách hàng

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu các hóa đơn, chứng từ chi hộ này được nhà cung cấp lập đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng (bên được chi hộ), doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò là bên thanh toán hộ trung gian, không trực tiếp tiêu dùng hay sử dụng hàng hóa, dịch vụ đó.
• Khi nhận lại tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Doanh nghiệp chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định kế toán, không kê khai doanh thu và không kê khai thuế GTGT đầu ra đối với khoản tiền thu về này.
• Khách hàng (bên được chi hộ) sẽ trực tiếp sử dụng các hóa đơn chi hộ mang tên mình để hạch toán chi phí hợp lệ và kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định pháp luật.

2. Quy định lập hóa đơn đối với khoản chi hộ mang tên doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng nhưng hóa đơn, chứng từ đầu vào từ nhà cung cấp lại mang tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, quy trình xử lý được quy định cụ thể:

• Khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT để giao cho khách hàng.
• Thuế suất thuế GTGT ghi trên hóa đơn thu lại tiền chi hộ phải tương ứng với thuế suất của các hàng hóa, dịch vụ đầu vào đã chi hộ trước đó.
• Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào (đối với hóa đơn đầu vào mang tên mình) và kê khai thuế GTGT đầu ra (đối với hóa đơn lập cho khách hàng khi thu hồi tiền chi hộ).

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện nghiệp vụ thu hộ, chi hộ

Để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng giữa doanh nghiệp và khách hàng về việc thực hiện các khoản thu hộ, chi hộ.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) đối với các hóa đơn chi hộ từ 20 triệu đồng trở lên phải đảm bảo tính hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
• Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa khoản chi hộ thuần túy (không tính vào doanh thu, chi phí) và các khoản chi phí phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp để áp dụng đúng chính sách thuế.

Công văn 3177/CT-TTHT năm 2017 giúp làm rõ phương án xử lý hóa đơn, chứng từ đối với các giao dịch chi hộ, thu hộ, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hạch toán kế toán chính xác.