Tóm tắt Công văn 356/TCT-CS năm 2015 về chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 356/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 03 tháng 02 năm 2015 hướng dẫn cụ thể về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ nhằm tối ưu hóa nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật.

Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn 356/TCT-CS, các khoản chi trực tiếp cho người lao động có tính chất phúc lợi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị bệnh tật, ốm đau cho người lao động.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở đào tạo nhằm nâng cao tay nghề, chuyên môn của người lao động.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, hoặc hoàn cảnh đặc biệt khó khăn.
• Chi khen thưởng cho con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại trong các ngày lễ, tết cho người lao động.
• Các khoản chi khác mang tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động theo quy định của pháp luật.

Khống chế mức chi phúc lợi được trừ

Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá mức trần quy định để đảm bảo tính hợp lý của chi phí doanh nghiệp:

• Tổng mức chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện được tính bằng cách lấy tổng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng (hoặc chia cho số tháng hoạt động thực tế nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng).
• Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chuyển sang).

Điều kiện để các khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí hợp lý

Để các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc phúc lợi trực tiếp của người lao động tại doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ phúc lợi).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý cho doanh nghiệp

Công văn 356/TCT-CS tạo cơ sở pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tài chính một cách minh bạch. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh (như danh sách nhận tiền, quyết định chi, hóa đơn mua dịch vụ nghỉ mát, vé tàu xe ngày tết...) để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế TNDN.