Giới thiệu về Công văn 3568/TCT-TNCN năm 2016

Công văn 3568/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành ngày 11 tháng 08 năm 2016 hướng dẫn về việc cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Đây là văn bản quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc, đặc biệt là các trường hợp trùng lặp thông tin trên hệ thống quản lý thuế.

1. Nguyên tắc xử lý trùng thông tin người phụ thuộc

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể cách thức giải quyết đối với các trường hợp hệ thống báo trùng thông tin của người phụ thuộc khi cơ quan thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đăng ký:

• Trường hợp trùng thông tin Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu: Cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện tra cứu trên hệ thống dữ liệu ngành Thuế để xác định thông tin của người phụ thuộc đã được cấp MST trước đó. Nếu phát hiện thông tin CMND/Hộ chiếu bị trùng do nhập sai, cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế điều chỉnh. Trường hợp trùng do cá nhân khác sử dụng sai thông tin, cơ quan thuế tiến hành xác minh thực tế để cấp MST mới hoặc điều chỉnh lại MST đã cấp đúng đối tượng.
• Trường hợp trùng thông tin Giấy khai sinh: Đối với người phụ thuộc chưa có CMND/Hộ chiếu (thường là trẻ em), việc đăng ký dựa trên thông tin Giấy khai sinh (số, quyển, ngày sinh, nơi đăng ký khai sinh). Khi hệ thống báo trùng, cơ quan thuế cần kiểm tra kỹ các trường thông tin này. Nếu trùng hoàn toàn các thông tin định danh nhưng thực tế là hai cá nhân khác nhau, cơ quan thuế phối hợp với cơ quan tư pháp địa phương để xác minh tính chính xác của Giấy khai sinh trước khi phê duyệt cấp MST.

2. Quy trình phối hợp xác minh thông tin giữa các cơ quan

Để đảm bảo tính chính xác và bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế, Công văn 3568/TCT-TNCN quy định rõ quy trình phối hợp:

• Trách nhiệm của Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp: Có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu, thực hiện tra cứu nhanh trên ứng dụng quản lý thuế tập trung (TMS). Trong trường hợp không tự xác định được nguyên nhân trùng lặp, cơ quan thuế phải gửi văn bản đề nghị phối hợp đến cơ quan Công an hoặc Sở Tư pháp nơi cấp giấy tờ để xác thực thông tin nhân thân.
• Thời hạn giải quyết: Cơ quan thuế phải chủ động xử lý nhanh chóng, không để kéo dài gây ảnh hưởng đến việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người nộp thuế. Trong thời gian chờ kết quả xác minh, tạm thời ghi nhận thông tin đăng ký của người nộp thuế nếu có đủ hồ sơ chứng minh mối quan hệ gia đình hợp pháp.

3. Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập và người nộp thuế

Văn bản cũng nêu rõ nghĩa vụ và vai trò của các bên liên quan trong quá trình đăng ký mã số thuế người phụ thuộc:

• Đối với người nộp thuế: Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác các giấy tờ chứng minh nguồn gốc nhân thân của người phụ thuộc (bản sao CMND/CCCD, Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn hoặc các giấy tờ xác nhận nghĩa vụ nuôi dưỡng khác). Người nộp thuế phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của hồ sơ đã nộp.
• Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập: Có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký của người lao động đầy đủ và chính xác vào tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, sau đó gửi đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử. Khi nhận được thông báo phản hồi về các trường hợp lỗi hoặc trùng thông tin, tổ chức chi trả phải thông báo ngay cho người lao động để kịp thời bổ sung, sửa đổi.

4. Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 3568/TCT-TNCN

Việc ban hành Công văn 3568/TCT-TNCN đã mang lại nhiều tác động tích cực trong công tác quản lý thuế TNCN:

• Giúp chuẩn hóa cơ sở dữ liệu về người phụ thuộc trên toàn quốc, hạn chế tối đa tình trạng một người phụ thuộc bị đăng ký giảm trừ gia cảnh trùng lặp ở nhiều nơi hoặc bởi nhiều người nộp thuế khác nhau.
• Tạo hành lang pháp lý rõ ràng để cơ quan thuế các cấp chủ động phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước khác trong việc xác minh thông tin dân cư.
• Đảm bảo quyền lợi sát sườn cho người nộp thuế trong việc thực hiện giảm trừ gia cảnh, giúp quá trình quyết toán thuế TNCN hàng năm diễn ra thuận lợi, minh bạch và đúng quy định pháp luật.