Tóm tắt Công văn 3578/TCT-CS năm 2015 về lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa

Công văn 3578/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với hoạt động bán hàng hóa, nhằm tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp và thống nhất cách áp dụng pháp luật thuế trên toàn quốc.

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa

Căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành, Tổng cục Thuế hướng dẫn nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

2. Xử lý đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Công văn làm rõ chế tài và cách thức xử lý đối với các trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn sai lệch so với thời điểm chuyển giao hàng hóa thực tế:

• Doanh nghiệp bán hàng hóa lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giá, phí, lệ phí, hóa đơn.
• Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm tùy theo tính chất và mức độ (có dẫn đến chậm trễ thực hiện nghĩa vụ thuế hay không) sẽ bị áp dụng các mức phạt tiền tương ứng theo khung hình phạt pháp luật quy định.

3. Hướng dẫn kê khai, khấu trừ thuế đối với hóa đơn lập sai thời điểm

Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc kê khai thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn lập không đúng thời điểm:

• Đối với bên bán: Phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT và tính vào doanh thu để xác định thuế TNDN theo đúng thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng hóa (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng), không phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn muộn.
• Đối với bên mua: Trường hợp bên mua có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa là có thật, hàng hóa đã được nhận và đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh, bên mua vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định, dù hóa đơn bị lập sai thời điểm (bên bán đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn).

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thực hiện lập hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm bàn giao hàng hóa, ký biên bản giao nhận hoặc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng cho khách hàng.
• Rà soát chặt chẽ quy trình giao nhận và đối chiếu công nợ để đảm bảo ngày trên hóa đơn trùng khớp với ngày hoàn thành giao dịch thực tế.