Tổng quan về Công văn 358/HTQTCT-CT năm 2021

Công văn 358/HTQTCT-CT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thuộc Bộ Tư pháp ban hành nhằm hướng dẫn và tháo gỡ các vướng mắc nghiệp vụ liên quan đến việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các cơ quan có thẩm quyền chứng thực (Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật, tránh tình trạng lạm dụng hoặc áp dụng sai quy trình thực tế.

Các trường hợp được phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Theo hướng dẫn tại Công văn 358/HTQTCT-CT và quy định pháp luật hiện hành (đặc biệt là Thông tư 01/2020/TT-BTP), việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong 4 trường hợp cụ thể sau đây:

• Ủy quyền nhận các chế độ an sinh xã hội: Thực hiện ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp bảo hiểm xã hội, hoặc các khoản trợ cấp, phụ cấp ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện thủ tục hành chính: Ủy quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc nhận các loại giấy tờ, văn bản khác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cấm ủy quyền.
• Giao dịch giữa các thành viên trong gia đình: Ủy quyền giữa vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em ruột để thực hiện các giao dịch dân sự đơn giản, với điều kiện nội dung ủy quyền không phát sinh nghĩa vụ tài chính, không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng đất.
• Đại diện hộ gia đình: Ủy quyền giữa các thành viên trong hộ gia đình để cử một người đại diện tham gia vào các giao dịch dân sự liên quan đến hộ gia đình đó.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

Công văn nhấn mạnh việc nghiêm cấm thực hiện chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền đối với các trường hợp nằm ngoài phạm vi quy định nêu trên. Cụ thể:

• Các giao dịch liên quan đến việc chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, mua bán bất động sản hoặc các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
• Các nội dung ủy quyền có phát sinh tranh chấp, có tính chất phức tạp hoặc có dấu hiệu nhằm trốn tránh nghĩa vụ pháp lý của các bên.
• Đối với các trường hợp này, người dân bắt buộc phải thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định 23/2015/NĐ-CP để đảm bảo an toàn pháp lý.

Trách nhiệm và nguyên tắc thực hiện của người thực hiện chứng thực

Để đảm bảo tính pháp lý và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp phát sinh, Công văn 358/HTQTCT-CT yêu cầu người thực hiện chứng thực phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Kiểm tra kỹ nội dung văn bản: Người tiếp nhận hồ sơ phải xem xét kỹ nội dung của Giấy ủy quyền. Nếu phát hiện nội dung có tính chất của một hợp đồng ủy quyền (như có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường, chuyển quyền sở hữu tài sản...) thì không được chứng thực chữ ký mà phải hướng dẫn người dân thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Xác định năng lực hành vi dân sự: Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn tự nguyện, minh mẫn và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự tại thời điểm thực hiện chứng thực chữ ký.
• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp: Người thực hiện chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu, đồng thời phải đảm bảo nội dung của Giấy ủy quyền không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Lưu ý: Hướng dẫn tại Công văn 358/HTQTCT-CT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình chứng thực tại địa phương, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân khi thực hiện các giao dịch ủy quyền dân sự thường nhật.