Giới thiệu chung về Công văn 3639/TCHQ-GSQL

Công văn 3639/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc và thống nhất quy trình thực hiện việc sửa đổi, bổ sung thông tin bản khai hàng hóa (manifest) đối với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh và hàng hóa xuất nhập khẩu. Văn bản này hướng tới mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng cường tính minh bạch và đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa trên Hệ thống một cửa quốc gia.

Các nội dung trọng tâm về điều chỉnh bản khai hàng hóa

Văn bản tập trung hướng dẫn chi tiết về quy trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và phê duyệt các yêu cầu chỉnh sửa manifest từ phía doanh nghiệp. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Đối tượng áp dụng: Các hãng tàu vận tải, đại lý hãng tàu, doanh nghiệp giao nhận vận tải (forwarder) và các Chi cục Hải quan cửa khẩu chịu trách nhiệm quản lý, giám sát phương tiện vận tải và hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Phương thức thực hiện: Người khai hải quan thực hiện gửi yêu cầu sửa đổi, bổ sung các chỉ tiêu thông tin trên bản khai hàng hóa thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Hồ sơ và chứng từ yêu cầu: Để thực hiện điều chỉnh, người khai hải quan phải cung cấp đầy đủ các chứng từ hợp pháp chứng minh tính trung thực của việc điều chỉnh, bao gồm: Thư xin sửa manifest của hãng tàu (Correction Letter), Vận đơn gốc (Bill of Lading), Bản giải trình nguyên nhân sai sót và các tài liệu thương mại liên quan khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
• Thời hạn xử lý hồ sơ: Quy định rõ thời gian tối đa để công chức hải quan tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi kết quả phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu của doanh nghiệp, nhằm hạn chế tối đa việc kéo dài thời gian gây phát sinh chi phí lưu kho bãi.

Hướng dẫn xử lý các trường hợp điều chỉnh cụ thể

Tổng cục Hải quan đưa ra các chỉ đạo cụ thể đối với từng nhóm hành vi và nội dung cần điều chỉnh trên bản khai hàng hóa nhằm đảm bảo tính thống nhất trong thực thi pháp luật:

• Điều chỉnh thông tin người nhận hàng (Consignee): Đây là nghiệp vụ nhạy cảm dễ phát sinh tranh chấp hoặc gian lận thương mại. Công văn yêu cầu cơ quan hải quan kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp pháp của người nhận hàng mới, văn bản từ bỏ hàng hoặc văn bản chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa từ người nhận hàng cũ.
• Điều chỉnh trọng lượng, số lượng hoặc mô tả hàng hóa: Trường hợp phát hiện sai lệch giữa thông tin khai báo và thực tế xếp dỡ, doanh nghiệp phải xuất trình biên bản xác nhận của doanh nghiệp cảng, chứng thư giám định của tổ chức độc lập hoặc xác nhận chính thức từ người gửi hàng tại nước xuất khẩu.
• Xử lý vi phạm hành chính trước khi điều chỉnh: Đối với các trường hợp khai sai, khai chậm do lỗi chủ quan của người khai hải quan, cơ quan hải quan phải tiến hành lập biên bản và xử phạt vi phạm hành chính theo đúng quy định pháp luật trước khi phê duyệt cho phép sửa đổi thông tin trên hệ thống.

Trách nhiệm của các bên liên quan

Để quy trình điều chỉnh bản khai hàng hóa được vận hành thông suốt, văn bản phân định rõ trách nhiệm của từng chủ thể:

• Đối với người khai hải quan: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin, tài liệu và chứng từ nộp kèm hồ sơ xin điều chỉnh. Nghiêm cấm việc lợi dụng việc sửa đổi manifest để thực hiện các hành vi gian lận thương mại hoặc buôn lậu.
• Đối với cơ quan hải quan địa phương: Chỉ đạo các Chi cục Hải quan cửa khẩu bố trí công chức có năng lực chuyên môn trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ kịp thời. Nghiêm cấm việc tự ý yêu cầu doanh nghiệp nộp thêm các chứng từ ngoài quy định hoặc kéo dài thời gian giải quyết mà không có lý do chính đáng.