Công văn 3686/TCT-CS năm 2018 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi liên quan đến nhà ở và phúc lợi cho người lao động. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong việc xác định nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hoạt động.

Chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí nhà ở cho người lao động

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí xây dựng, mua sắm hoặc thuê nhà ở cho người lao động được quy định cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ hình thành nên tài sản cố định là nhà ở cho công nhân làm việc trong các khu công nghiệp được khấu trừ toàn bộ. Điều kiện áp dụng là nhà ở phải được xây dựng đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn thiết kế nhà ở theo quy định của pháp luật và được cung cấp miễn phí hoặc cho thuê với mức giá ưu đãi theo đúng quy định.
• Trường hợp không được khấu trừ: Đối với các khoản chi phí xây dựng, sửa chữa hoặc thuê nhà ở cho người lao động ngoài khu công nghiệp hoặc không đáp ứng đúng các tiêu chuẩn, đối tượng quy định, doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà phải hạch toán vào nguyên giá tài sản hoặc chi phí phù hợp.
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) về chi phí được trừ

Về mặt thuế TNDN, Công văn hướng dẫn chi tiết cách xác định các khoản chi phí hợp lý liên quan đến chỗ ở và phúc lợi của người lao động để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao đối với nhà ở cho công nhân làm việc trong khu công nghiệp, nhà ăn, nhà nghỉ giữa ca, nhà thay đồ, nhà vệ sinh và các công trình phúc lợi khác phục vụ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về quản lý tài sản cố định.
• Chi phí thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng thuê nhà để làm chỗ ở cho người lao động, khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
• Khống chế mức chi phúc lợi trực tiếp: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (bao gồm cả chi hỗ trợ chỗ ở, chi nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ gia đình gặp khó khăn...) được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng thực tế

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng nhà ở công nhân (nếu tự xây dựng) hoặc hợp đồng thuê nhà kèm theo danh sách người lao động được bố trí chỗ ở cụ thể.
• Đồng bộ hóa quy chế nội bộ: Các khoản chi hỗ trợ tiền nhà, tiền thuê nhà hoặc các khoản chi phúc lợi liên quan phải được ghi nhận rõ ràng, nhất quán trong ít nhất một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế tài chính của công ty.
• Kiểm soát chứng từ thanh toán: Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên để bảo toàn quyền lợi khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ TNDN.