Tóm tắt Công văn 3711/SNV-CCVTLT năm 2017 về đóng dấu giáp lai văn bản hành chính (tài liệu giấy)

Công văn 3711/SNV-CCVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ đóng dấu giáp lai đối với các văn bản hành chính bằng giấy. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức thống nhất thực hiện việc quản lý, sử dụng con dấu, bảo đảm tính pháp lý và an toàn cho tài liệu lưu trữ.

Mục đích và ý nghĩa của việc đóng dấu giáp lai

• Bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản hành chính có từ hai trang trở lên, ngăn chặn hành vi tự ý thay đổi, thêm bớt hoặc tráo đổi các trang nội dung trong văn bản.
• Xác nhận tính pháp lý và sự liên kết chặt chẽ giữa các trang của cùng một văn bản hoặc giữa văn bản chính với các tài liệu, phụ lục kèm theo.
• Nâng cao trách nhiệm của người soạn thảo, người ký ban hành và bộ phận văn thư trong quy trình quản lý, phát hành văn bản giấy.

Đối tượng và phạm vi áp dụng

• Áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập và các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
• Các loại văn bản hành chính bằng giấy có từ hai trang trở lên cần phải đóng dấu giáp lai để bảo đảm an toàn thông tin.
• Các tài liệu, phụ lục, bản vẽ đính kèm văn bản chính thức cũng thuộc đối tượng phải đóng dấu giáp lai để xác nhận tính liên kết không thể tách rời.

Kỹ thuật và nguyên tắc đóng dấu giáp lai

• Dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy trong văn bản.
• Mỗi dấu đóng giáp lai không quá 05 trang văn bản. Đối với các văn bản có số trang nhiều hơn, bộ phận văn thư phải thực hiện đóng nhiều dấu giáp lai nối tiếp nhau để đảm bảo tất cả các trang đều được đóng dấu.
• Dấu đóng phải rõ ràng, sắc nét, không bị nhòe, không làm mờ hoặc mất chữ trên văn bản hành chính.
• Sử dụng mực dấu màu đỏ theo đúng quy định tiêu chuẩn của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

Trách nhiệm thực hiện của các cơ quan, cá nhân

• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện đóng dấu giáp lai tại đơn vị mình theo đúng quy định hướng dẫn.
• Bộ phận văn thư: Có trách nhiệm trực tiếp thực hiện việc đóng dấu giáp lai đúng kỹ thuật, đúng đối tượng văn bản trước khi phát hành hoặc đưa vào lưu trữ.
• Cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo: Có trách nhiệm kiểm tra số lượng trang, tính chính xác của văn bản trước khi chuyển giao cho bộ phận văn thư đóng dấu.