Tóm tắt Công văn 38122/CT-HTr năm 2016 về chính sách thuế đối với giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn 38122/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt. Nội dung công văn tập trung làm rõ các điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và ghi nhận chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch mua sắm hàng hóa, dịch vụ.

1. Nguyên tắc áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, các doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ cần lưu ý các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp trong cùng một ngày có tổng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên nhưng xé lẻ thành nhiều hóa đơn dưới 20 triệu đồng thì vẫn phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với toàn bộ các hóa đơn này.

2. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ

Công văn hướng dẫn các hình thức thanh toán được coi là hợp lệ bao gồm:

• Thanh toán bằng chuyển khoản: Tiền được chuyển từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hợp pháp.
• Thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc các phương thức thanh toán điện tử khác được pháp luật thừa nhận, đảm bảo có dòng tiền luân chuyển qua hệ thống ngân hàng.
• Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác bao gồm: Bù trừ công nợ giữa hai bên mua và bán; thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba; thanh toán bằng tài sản (hàng đổi hàng). Các trường hợp này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng kinh tế và có biên bản đối chiếu, xác nhận dòng tiền, chứng từ giao dịch đầy đủ.

3. Hướng dẫn đối với trường hợp thanh toán qua thẻ cá nhân

Một trong những điểm đáng chú ý trong thực tế được công văn này hướng dẫn là việc cá nhân (nhân viên hoặc người đại diện của doanh nghiệp) sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán thay cho doanh nghiệp:

• Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp trả lại cho cá nhân đó.
• Hình thức này được chấp nhận là thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đủ các điều kiện: Có quy chế tài chính hoặc quyết định ủy quyền của doanh nghiệp; hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp; có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân và chứng từ thanh toán từ thẻ của cá nhân cho người bán.

4. Hệ quả pháp lý khi vi phạm quy định thanh toán

Việc không tuân thủ đúng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt sẽ dẫn đến các rủi ro pháp lý về thuế cho doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với toàn bộ phần giá trị hóa đơn thanh toán sai quy định.
• Phần chi phí mua hàng hóa, dịch vụ tương ứng sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, làm tăng nghĩa vụ thuế TNDN phải nộp và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.