Giới thiệu về Công văn 4144/TCT-CS năm 2017

Công văn 4144/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 13 tháng 09 năm 2017 nhằm hướng dẫn giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng biên lai điện tử đối với các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các tổ chức thu phí, lệ phí thực hiện đúng quy định pháp luật, thúc đẩy tiến trình hiện đại hóa và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 4144/TCT-CS

1. Căn cứ pháp lý thực hiện biên lai điện tử

Tổng cục Thuế căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật sau để hướng dẫn thực hiện:

• Luật Phí và lệ phí năm 2015, quy định về nguyên tắc quản lý và sử dụng nguồn thu từ phí, lệ phí.
• Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập.
• Thông tư số 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại biên lai thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (được áp dụng tương tự đối với biên lai điện tử).

2. Điều kiện đối với tổ chức thu phí, lệ phí khi áp dụng biên lai điện tử

Để được phép khởi tạo và sử dụng biên lai điện tử, các tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật và nghiệp vụ sau:

• Có hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đảm bảo cho việc khởi tạo, truyền nhận, lưu trữ và bảo mật thông tin biên lai điện tử.
• Có chữ ký số (chữ ký điện tử) theo quy định của pháp luật để ký trên biên lai điện tử khi xuất cho người nộp phí, lệ phí.
• Có giải pháp sao lưu, khôi phục dữ liệu nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của biên lai điện tử trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.

3. Quy trình khởi tạo và thông báo phát hành biên lai điện tử

Các đơn vị thu phí, lệ phí thực hiện quy trình phát hành biên lai điện tử theo các bước cụ thể:

• Quyết định áp dụng biên lai điện tử: Tổ chức thu phí, lệ phí phải ra quyết định áp dụng biên lai điện tử bằng văn bản gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua cổng thông tin điện tử hoặc văn bản giấy.
• Thiết kế mẫu biên lai: Biên lai điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như: Tên loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số thứ tự, tên, mã số thuế của đơn vị thu, tên khoản phí/lệ phí, số tiền, chữ ký điện tử của người thu.
• Thông báo phát hành: Trước khi sử dụng, tổ chức phải lập Thông báo phát hành biên lai điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành phải nêu rõ ngày bắt đầu sử dụng và kèm theo mẫu biên lai điện tử dự kiến phát hành.

4. Quản lý, sử dụng và báo cáo tình hình sử dụng biên lai điện tử

Việc quản lý và báo cáo được thực hiện chặt chẽ nhằm tránh thất thu ngân sách:

• Lập biên lai: Khi thu phí, lệ phí, tổ chức phải lập biên lai điện tử và gửi cho người nộp qua phương thức điện tử đã thỏa thuận (email, tin nhắn, hoặc tra cứu trên website).
• Báo cáo định kỳ: Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng biên lai (Mẫu BC26/BLG ban hành kèm theo Thông tư số 303/2016/TT-BTC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quý. Thời hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo.
• Lưu trữ dữ liệu: Biên lai điện tử đã lập phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, đảm bảo có thể truy cập và kết xuất khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 4144/TCT-CS năm 2017 đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng, tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức thu phí, lệ phí trong việc chuyển đổi từ biên lai giấy sang biên lai điện tử. Việc áp dụng biên lai điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, rút ngắn thời gian giao dịch và nâng cao tính minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý tài chính công.