Tóm tắt Công văn 1839/TCT-CS năm 2016 về sử dụng biên lai thu phí, lệ phí sau khi đổi tên, địa chỉ kinh doanh

Công văn 1839/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2016 hướng dẫn chi tiết về việc xử lý và tiếp tục sử dụng biên lai thu phí, lệ phí trong trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ kinh doanh. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nhà nước và tổ chức được ủy quyền thu phí, lệ phí thực hiện đúng quy trình thủ tục hành chính, tránh lãng phí ấn chỉ và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

- Quy định về việc tiếp tục sử dụng biên lai đã in sẵn khi thay đổi thông tin

• Trong trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ kinh doanh nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đơn vị được phép tiếp tục sử dụng các biên lai thu phí, lệ phí đã tự in hoặc đặt in còn tồn dưới hình thức đóng dấu thông tin mới.
• Để tiếp tục sử dụng, tổ chức phải thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên các tờ biên lai chưa sử dụng.
• Phương án này giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí in ấn lại ấn chỉ, tận dụng tối đa lượng biên lai cũ còn tồn kho mà vẫn đảm bảo tính chính xác, minh bạch về thông tin của đơn vị thu phí đối với người nộp.

- Thủ tục thông báo điều chỉnh thông tin biên lai với cơ quan thuế

• Trước khi tiếp tục sử dụng biên lai đã được đóng dấu thông tin mới (tên mới, địa chỉ mới), tổ chức thu phí, lệ phí phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hồ sơ thông báo điều chỉnh thông tin biên lai phải được thực hiện theo đúng mẫu quy định của pháp luật về quản lý ấn chỉ, thuế và phí tại thời điểm áp dụng.
• Việc gửi thông báo này là bắt buộc nhằm giúp cơ quan thuế cập nhật hệ thống dữ liệu quản lý ấn chỉ, phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra, kiểm tra và quyết toán biên lai định kỳ.

- Phương án hủy biên lai cũ và phát hành biên lai mới

• Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí thay đổi tên, địa chỉ nhưng không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số biên lai đã in sẵn (biên lai cũ), đơn vị phải thực hiện thủ tục hủy biên lai theo quy định.
• Quy trình hủy biên lai chưa sử dụng phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước lập hội đồng hủy, kiểm kê, lập biên bản hủy và báo cáo kết quả hủy biên lai gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Sau khi hoàn tất thủ tục hủy biên lai cũ, tổ chức tiến hành làm thủ tục tạo và thông báo phát hành các mẫu biên lai thu phí, lệ phí mới với thông tin tên và địa chỉ đã được cập nhật thay đổi.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với tổ chức thu phí, lệ phí

• Hướng dẫn tại Công văn 1839/TCT-CS tạo điều kiện thuận lợi, linh hoạt cho các tổ chức thu phí, lệ phí trong việc lựa chọn phương án xử lý ấn chỉ phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
• Các đơn vị cần lưu ý thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo định kỳ cho cơ quan thuế, ghi nhận rõ ràng số lượng biên lai đã sử dụng theo thông tin cũ và thông tin mới được điều chỉnh.
• Mọi hành vi sử dụng biên lai có thông tin cũ chưa đóng dấu thông tin mới hoặc chưa gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế đều bị coi là sử dụng biên lai không đúng quy định và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ.