Tóm tắt Công văn 4271/TCT-CS năm 2015 về khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 4271/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 14 tháng 10 năm 2015 hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý đối với một số khoản chi đặc thù như chi phí mua vé máy bay qua mạng, chi phí đào tạo và chi phí cho chuyên gia nước ngoài.

1. Quy định về chi phí mua vé máy bay qua phương thức điện tử cho người lao động

Đối với trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay thông qua website thương mại điện tử, Tổng cục Thuế hướng dẫn các điều kiện để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Phải có vé máy bay điện tử (e-ticket) thể hiện rõ thông tin người đi, hành trình và giá vé.
• Phải có thẻ lên máy bay (boarding pass) thu hồi được từ người lao động để chứng minh việc di chuyển thực tế.
• Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp giao cho cá nhân tự thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân thì phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, đồng thời phải có chứng từ thanh toán từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

2. Quy định về chi phí đào tạo, nâng cao năng lực cho người lao động

Các khoản chi phí liên quan đến việc đào tạo, nâng cao tay nghề và năng lực chuyên môn cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi đào tạo phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (như hóa đơn học phí, chứng từ thanh toán).
• Có quyết định cử đi học của ban giám đốc hoặc hợp đồng đào tạo ký kết giữa doanh nghiệp với cơ sở đào tạo hoặc cam kết đào tạo giữa doanh nghiệp với người lao động.

3. Quy định về chi phí liên quan đến chuyên gia nước ngoài

Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam (như chi phí tiền lương, tiền công, chi phí thuê nhà, chi phí đi lại):

• Các khoản chi này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam với chuyên gia nước ngoài hoặc với nhà thầu nước ngoài cử chuyên gia sang làm việc tại Việt Nam.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với các khoản chi phí thuê nhà, chi phí đi lại phát sinh tại Việt Nam theo đúng quy định pháp luật.
• Trường hợp doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí này theo thỏa thuận hợp đồng thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

4. Nguyên tắc chung về xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Bên cạnh các hướng dẫn cụ thể nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc chung để một khoản chi được trừ bao gồm:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.