Tóm tắt Công văn 4302/TCT-DNNCN năm 2023 về lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào

Công văn 4302/TCT-DNNCN do Tổng cục Thuế ban hành năm 2023 hướng dẫn chi tiết về việc lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN) và các điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Dưới đây là các nội dung trọng tâm của văn bản:

1. Các trường hợp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số 01/TNDN)

Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào để tính vào chi phí được trừ đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của người dân tự sản xuất, đánh bắt hoặc khai thác trực tiếp bán ra mà không có hóa đơn, bao gồm:

• Mua hàng nông sản, lâm sản, thủy hải sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra không kinh doanh.
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị tăng (từ 100 triệu đồng/năm trở xuống).

2. Điều kiện để chi phí mua hàng theo Bảng kê được tính vào chi phí được trừ

Để các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nêu trên được chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• Bảng kê phải được lập kịp thời tại thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ và phải có đầy đủ chữ ký của người mua, người bán (hoặc người đại diện thu mua) và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán tiền cho người bán (chứng từ chi tiền, phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
• Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê phải phù hợp với giá cả thị trường tại thời điểm mua hàng. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện giá mua cao hơn giá thị trường thì cơ quan thuế có quyền ấn định lại chi phí để tính thuế.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật

Văn bản nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong việc lập bảng kê:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi trên Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Doanh nghiệp không được tự lập bảng kê khống hoặc nâng khống giá trị mua vào nhằm mục đích trốn thuế. Mọi hành vi gian lận sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và pháp luật hình sự nếu có dấu hiệu cấu thành tội phạm.

4. Lưu ý về chứng từ thanh toán và hồ sơ kèm theo

Bên cạnh Bảng kê 01/TNDN, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan như hợp đồng mua bán (nếu có), chứng từ chi tiền, và các giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa của người bán để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này. Việc thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận đối với các giao dịch này, tuy nhiên doanh nghiệp cần đảm bảo tính minh bạch và xác thực của dòng tiền.