Công văn số 4391/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc đăng ký tự in hoá đơn thu phí bảo hiểm nhân thọ từ hệ thống máy tính của các công ty bảo hiểm, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và phát hành hóa đơn tự in.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm nhân thọ hoạt động tại Việt Nam có nhu cầu tự thiết kế và in hóa đơn thu phí bảo hiểm trực tiếp từ hệ thống máy tính của đơn vị, cùng các cơ quan thuế các cấp chịu trách nhiệm quản lý, tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp.

Nội dung quy định cốt lõi về việc tự in hóa đơn thu phí bảo hiểm

- Điều kiện để doanh nghiệp bảo hiểm tự in hóa đơn từ hệ thống máy tính

• Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị máy tính, máy in và phần mềm ứng dụng đảm bảo việc in hóa đơn được thực hiện an toàn, chính xác và bảo mật thông tin khách hàng.
• Hệ thống phần mềm tự in hóa đơn phải đảm bảo tính năng tự động đánh số thứ tự liên tục, không trùng lặp và có khả năng lưu trữ dữ liệu hóa đơn đã lập để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc các hành vi gian lận hóa đơn trong thời gian quy định trước khi đăng ký.

- Thủ tục và hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn tự in gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, mẫu hóa đơn do doanh nghiệp tự thiết kế (đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý bắt buộc), và bản thuyết minh về đặc điểm kỹ thuật của hệ thống máy tính, phần mềm tự in hóa đơn.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm xem xét, kiểm tra thực tế điều kiện của doanh nghiệp và ban hành văn bản chấp thuận hoặc từ chối (có nêu rõ lý do) trong thời hạn quy định.

- Quy định về phát hành và báo cáo sử dụng hóa đơn

• Sau khi nhận được văn bản chấp thuận của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định trước khi đưa vào sử dụng thực tế.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (hàng quý/hàng năm) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 4391/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được áp dụng thống nhất cho các hồ sơ đăng ký tự in hóa đơn thu phí bảo hiểm nhân thọ của doanh nghiệp phù hợp với các quy định pháp luật về hóa đơn hiện hành.