Giới thiệu về Công văn 4485/TCT-CS năm 2014

Công văn 4485/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng) của doanh nghiệp. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế trong việc xác định đối tượng xuất hóa đơn, phương thức luân chuyển chứng từ và nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) giữa trụ sở chính và các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập.

- Nguyên tắc lập hóa đơn đối với đơn vị trực thuộc

• Trường hợp các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng) trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thu tiền của khách hàng thì đơn vị trực thuộc phải trực tiếp lập hóa đơn giao cho khách hàng.
• Thông tin trên hóa đơn phải thể hiện đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc (nếu đơn vị trực thuộc có mã số thuế riêng mười chữ số kèm mã số phụ) hoặc thông tin của trụ sở chính kèm theo thông tin chi tiết của chi nhánh theo đúng đăng ký thuế.
• Nghiêm cấm việc đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng nhưng lại sử dụng hóa đơn của trụ sở chính để xuất cho khách hàng trái với quy định phân cấp quản lý thuế.

- Phương thức sử dụng hóa đơn, chứng từ khi điều chuyển hàng hóa nội bộ

• Khi trụ sở chính xuất hàng hóa điều chuyển cho các chi nhánh, đơn vị trực thuộc để bán hoặc ngược lại, doanh nghiệp được lựa chọn áp dụng một trong hai phương thức sử dụng chứng từ sau:
• Phương thức thứ nhất: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT tại từng đơn vị, từng khâu độc lập.
• Phương thức thứ hai: Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi chi nhánh trực thuộc bán được hàng hóa ra ngoài, chi nhánh mới lập hóa đơn GTGT giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa thực tế bán ra gửi về trụ sở chính để trụ sở chính lập hóa đơn GTGT cho chi nhánh theo đúng lượng hàng thực tế đã tiêu thụ.

- Quy định về kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng liên quan

• Đối với chi nhánh hạch toán độc lập: Chi nhánh có trách nhiệm tự kê khai, nộp thuế GTGT phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh.
• Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với trụ sở chính: Chi nhánh phải nộp hồ sơ khai thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chi nhánh. Doanh thu và thuế đầu ra được xác định dựa trên hóa đơn do chi nhánh tự xuất hoặc hóa đơn do trụ sở chính xuất cho chi nhánh khi tiêu thụ hàng hóa.
• Trường hợp chi nhánh phụ thuộc không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính của doanh nghiệp.

- Trách nhiệm quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (theo quý hoặc theo tháng) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
• Mọi hành vi vi phạm về thời điểm lập hóa đơn, không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ hoặc lập hóa đơn không đúng đối tượng, không đúng thực tế phát sinh đều bị xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế theo quy định pháp luật hiện hành.