Công văn 45056/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế thực hiện đúng các quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý và đảm bảo tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Theo hướng dẫn tại văn bản, các khoản chi trực tiếp cho người lao động mang tính chất phúc lợi (như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con em người lao động có thành tích học tập tốt...) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ; hoặc có chứng từ thanh toán, quyết định chi, danh sách nhận tiền đối với các khoản chi trực tiếp bằng tiền.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý cách xác định 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân bằng cách lấy quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì tính theo số tháng hoạt động thực tế.

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với các khoản lợi ích nhận được từ doanh nghiệp, văn bản hướng dẫn cụ thể theo từng trường hợp:

• Khoản chi đám hiếu, hỷ: Khoản chi cho bản thân và gia đình người lao động phù hợp với mức chi quy định tại Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi phúc lợi ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng: Trường hợp doanh nghiệp chi các khoản phúc lợi bằng tiền hoặc không bằng tiền mà nội dung chi ghi đích danh tên cá nhân nhận lợi ích thì khoản thu nhập này phải cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để kê khai, nộp thuế theo quy định.
• Khoản chi chung cho tập thể: Trường hợp khoản chi phúc lợi phục vụ chung cho tập thể người lao động mà không định danh cụ thể cho bất kỳ cá nhân nào thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Để đảm bảo các khoản chi phúc lợi, hiếu, hỷ được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý và không bị truy thu thuế TNCN, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

• Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp, trong đó quy định rõ ràng điều kiện hưởng và mức hưởng các khoản chi phúc lợi.
• Quyết định chi của Ban giám đốc kèm theo danh sách người lao động được nhận hỗ trợ có ký nhận đầy đủ.
• Các giấy tờ minh chứng liên quan đến sự kiện phát sinh (như giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, hóa đơn dịch vụ nghỉ mát...) tùy thuộc vào từng khoản chi cụ thể.