Công văn 4585/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm giải đáp các thắc mắc và hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Quy định về việc lập hóa đơn không đúng thời điểm và chế tài xử phạt

• Hành vi vi phạm: Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật sẽ bị coi là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế.
• Xử phạt vi phạm: Tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm (lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc có dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế), doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với bên mua: Trường hợp bên bán lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng hàng hóa, dịch vụ đã được bàn giao thực tế, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán thực tế và đáp ứng các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì bên mua vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Nguyên tắc sử dụng và tính hợp lệ của hóa đơn

• Chuyển đổi sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới về lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.
• Tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn được coi là hợp lệ, hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký, đóng dấu (đối với hóa đơn giấy).

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nghiệm thu công trình để đảm bảo việc lập hóa đơn được thực hiện đúng thời điểm quy định. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.