Công văn 4764/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất thực hiện.

Giai đoạn chuyển tiếp và hiệu lực áp dụng hóa đơn điện tử

• Thời gian chuyển tiếp: Trong khoảng thời gian từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, việc áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo lộ trình chuyển đổi từng bước nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp.
• Tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Trường hợp doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trước ngày 01 tháng 11 năm 2018 thì vẫn được tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn này cho đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020.
• Thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế có thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

Quy định về việc lập và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật, bao gồm thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng cộng thanh toán.
• Chữ ký số trên hóa đơn: Người bán phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua và cơ quan thuế. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định miễn chữ ký số của người mua.

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

• Trường hợp chưa gửi cho người mua: Nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
• Trường hợp đã gửi cho người mua: Nếu hóa đơn điện tử có sai sót đã được gửi cho người mua, hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế theo đúng quy định của pháp luật về thuế.