Công văn 482/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành ngày 23 tháng 01 năm 2009 nhằm hướng dẫn, chỉ đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc kiểm tra, đối chiếu và xác định tính hợp lệ của Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) khi làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

- Nguyên tắc chung về kiểm tra và tiếp nhận C/O

• Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các địa phương thực hiện nghiêm túc quy trình kiểm tra xuất xứ hàng hóa nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật hiện hành và các Hiệp định thương mại tự do mà Việt Nam tham gia ký kết.
• Công chức hải quan kiểm tra hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin thể hiện trên C/O với hồ sơ hải quan (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận tải đơn) và thực tế hàng hóa nhập khẩu.

- Các tiêu chí xác định Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hợp lệ

• Đúng mẫu quy định: C/O phải được phát hành theo đúng mẫu (Form D, Form E, Form AK, Form AJ, Form S...) được quy định tại Hiệp định tương ứng, kê khai bằng tiếng Anh và điền đầy đủ các thông tin bắt buộc tại các ô trên mẫu C/O.
• Tính xác thực của con dấu và chữ ký: Mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp C/O và chữ ký của người được ủy quyền phải khớp đúng với mẫu con dấu, chữ ký đã được Tổng cục Hải quan cập nhật và thông báo đến các đơn vị hải quan địa phương.
• Thời hạn hiệu lực của C/O: C/O phải còn trong thời hạn hiệu lực theo quy định tại Hiệp định áp dụng (thông thường là 12 tháng kể từ ngày cấp).
• Tiêu chí xuất xứ: Tiêu chí xuất xứ ghi trên C/O (như WO, CTH, RVC...) phải phù hợp với quy tắc xuất xứ quy định cho mặt hàng đó theo các cam kết quốc tế.

- Quy định xử lý đối với các bất đồng bộ nhỏ trên C/O

• Các sự khác biệt nhỏ mang tính kỹ thuật (như lỗi chính tả không làm thay đổi bản chất thông tin, cách ghi địa chỉ, tên phương tiện vận chuyển, ngày khởi hành...) không ảnh hưởng đến tính xác thực của xuất xứ hàng hóa thì vẫn được chấp nhận.
• Trường hợp có sự khác biệt giữa mô tả hàng hóa trên C/O và mô tả trên các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan nhưng vẫn đảm bảo hàng hóa thực nhập đúng với mặt hàng ghi trên C/O thì Hải quan xem xét chấp nhận tính hợp lệ của C/O.

- Quy định về C/O cấp sau và hóa đơn do bên thứ ba phát hành

• C/O cấp sau (Issued Retroactively): Đối với các C/O được cấp sau ngày xuất khẩu, C/O phải được đánh dấu hoặc thể hiện rõ cụm từ "ISSUED RETROACTIVELY" hoặc "ISSUED RETROSPECTIVELY" tại ô quy định theo đúng quy chế cấp C/O của từng Hiệp định.
• Hóa đơn bên thứ ba (Third Party Invoicing): Trường hợp hóa đơn thương mại do một công ty nằm ngoài lãnh thổ nước xuất khẩu phát hành, trên C/O phải ghi rõ thông tin hóa đơn do bên thứ ba phát hành và tích chọn ô "Third Party Invoicing" (hoặc từ ngữ tương đương) theo quy định.

- Biện pháp xử lý khi có nghi ngờ và kiểm tra xác minh C/O

• Trường hợp phát hiện C/O có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định hoặc có nghi ngờ về tính trung thực của các thông tin, chữ ký, con dấu trên C/O, Hải quan địa phương phải báo cáo Tổng cục Hải quan để tiến hành thủ tục xác minh với cơ quan cấp C/O của nước xuất khẩu.
• Trong thời gian chờ kết quả xác minh từ cơ quan cấp C/O, hàng hóa vẫn được làm thủ tục thông quan nhưng không được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt; người nộp thuế phải nộp thuế theo thuế suất ưu đãi (MFN) hoặc thực hiện bảo đảm tài chính theo quy định.