Giới thiệu về Công văn 48812/CT-TTHT năm 2019

Công văn số 48812/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Văn bản này giải quyết triệt để vướng mắc của doanh nghiệp về việc có được phép xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê giấy hay không, đồng thời định hướng cách thức thực hiện đúng quy định pháp luật.

- Nguyên tắc không áp dụng bảng kê giấy kèm hóa đơn điện tử

• Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc thù của hóa đơn điện tử là không bị giới hạn về số dòng hay số trang hiển thị như hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in bằng giấy truyền thống.
• Do đó, khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và ghi đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra trên hóa đơn. Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử chỉ ghi thông tin chung chung rồi kèm theo bảng kê bằng giấy bên ngoài để liệt kê chi tiết. Việc sử dụng bảng kê giấy đính kèm hóa đơn điện tử là không phù hợp với bản chất và quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

- Giải pháp kỹ thuật khi danh mục hàng hóa, dịch vụ quá dài

• Trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra vượt quá số dòng hiển thị thông thường của một trang hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn điện tử có nhiều trang.
• Hóa đơn điện tử nhiều trang phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật và pháp lý nghiêm ngặt: các trang sau của hóa đơn phải hiển thị cùng một số hóa đơn của trang đầu tiên; có cùng ký hiệu hóa đơn; cùng thông tin của người bán và người mua; hiển thị rõ chỉ số trang (ví dụ: Trang 1/3, Trang 2/3, Trang 3/3) và phải có chữ ký số của người bán trên toàn bộ các trang của hóa đơn điện tử đó.
• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải được thiết kế để tự động phân trang và đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ file hóa đơn điện tử nhiều trang này (cả định dạng XML và PDF).

- Căn cứ pháp lý áp dụng

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (đối với các nội dung liên quan đến nguyên tắc lập hóa đơn và lập hóa đơn nhiều trang).
• Các văn bản hướng dẫn thi hành của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính về quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khuyến nghị và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Doanh nghiệp cần chủ động làm việc với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để nâng cấp, hoàn thiện tính năng lập hóa đơn nhiều trang, đảm bảo hiển thị đầy đủ chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ trên file dữ liệu điện tử gốc.
• Việc tuân thủ đúng hướng dẫn tại Công văn 48812/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế, đảm bảo hóa đơn đầu vào của khách hàng hợp lệ, đủ điều kiện để khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.