Công văn 5054/TCT-CS năm 2018 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc liên quan đến việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Văn bản tập trung vào việc hướng dẫn lộ trình chuyển tiếp, xử lý hóa đơn giấy còn tồn và trách nhiệm của các bên liên quan.

Quy định về lộ trình chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử

• Thời hạn chuyển tiếp: Giai đoạn chuyển tiếp được xác định từ ngày 01/11/2018 đến hết ngày 31/10/2020. Trong thời gian này, các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn tiếp tục có hiệu lực thi hành song song.
• Sử dụng hóa đơn đã phát hành: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử không có mã trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn này đến hết ngày 31/10/2020.
• Trường hợp chưa đáp ứng hạ tầng công nghệ: Đối với các cơ sở kinh doanh nhận được thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử của cơ quan thuế nhưng chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, cơ sở đó được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn giấy tồn kho và đăng ký hóa đơn mới

• Hủy hóa đơn giấy khi chuyển đổi: Kể từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định mới, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy toàn bộ số hóa đơn giấy, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ chưa sử dụng.
• Thủ tục đăng ký sử dụng: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế công nhận.

Trách nhiệm của cơ quan thuế và người nộp thuế

• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm rà soát, phân loại người nộp thuế trên địa bàn để có kế hoạch thông báo, hướng dẫn chuyển đổi cụ thể; hỗ trợ tối đa về mặt kỹ thuật và nghiệp vụ cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi.
• Đối với người nộp thuế: Chủ động chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị phần mềm và nhân lực để sẵn sàng kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo đúng lộ trình quy định, tránh gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.