Tóm tắt Công văn 51503/CT-TTHT năm 2018 về sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nước ngoài

Công văn 51503/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp Việt Nam về việc sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán của các nhà cung cấp ở nước ngoài (không có cơ sở thường trú tại Việt Nam) để phục vụ cho mục đích xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo hướng dẫn tại Công văn, để các khoản chi phí mua dịch vụ trực tuyến từ các nhà cung cấp nước ngoài (như quảng cáo trên Facebook, Google, dịch vụ máy chủ của AWS, Microsoft...) được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Đối với nhà cung cấp nước ngoài, hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thanh toán (như Invoice, Receipt) do họ cung cấp qua hệ thống trực tuyến được chấp nhận là chứng từ hợp pháp nếu thể hiện rõ tên người mua, tên người bán, nội dung dịch vụ và số tiền thanh toán.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền và sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân theo quy chế nội bộ).
• Doanh nghiệp Việt Nam phải thực hiện kê khai, khấu trừ và nộp thuế nhà thầu nước ngoài (bao gồm thuế TNDN nộp thay) theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC.

- Điều kiện khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

Đối với việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến dịch vụ mua của nhà cung cấp nước ngoài, Công văn làm rõ các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp Việt Nam không được khấu trừ thuế GTGT dựa trên hóa đơn thương mại trực tiếp của nhà cung cấp nước ngoài (vì các hóa đơn này không chứa dòng thuế GTGT theo luật pháp Việt Nam).
• Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với số thuế GTGT nộp thay cho nhà thầu nước ngoài.
• Chứng từ để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào là chứng từ nộp thuế GTGT thay cho nhà thầu nước ngoài (Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).

- Hồ sơ, chứng từ doanh nghiệp cần lưu trữ để giải trình

Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn khi quyết toán thuế, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài cần chuẩn bị và lưu trữ bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc các điều khoản thỏa thuận sử dụng dịch vụ trực tuyến (Terms of Service/User Agreement) được in ra từ trang web của nhà cung cấp.
• Hóa đơn điện tử (Invoice) hoặc biên lai thanh toán (Receipt) do nhà cung cấp nước ngoài xuất, được tải về từ tài khoản quản trị của doanh nghiệp trên hệ thống của nhà cung cấp.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thể hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài hoặc thanh toán cho cá nhân được ủy quyền thanh toán bằng thẻ tín dụng).
• Tờ khai thuế nhà thầu nước ngoài (Mẫu số 01/NTNN) và Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đối với phần thuế nhà thầu đã nộp thay (bao gồm cả thuế GTGT và thuế TNDN).

- Ý nghĩa và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Công văn này tạo hành lang pháp lý rõ ràng giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc sử dụng các dịch vụ công nghệ, quảng cáo trực tuyến từ nước ngoài. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ nộp thuế nhà thầu. Nếu doanh nghiệp không thực hiện kê khai và nộp thuế nhà thầu thay cho nhà cung cấp nước ngoài, toàn bộ chi phí mua dịch vụ đó sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.