Giới thiệu về Công văn 5156/TCT-TNCN năm 2014

Công văn 5156/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nội dung trọng tâm của văn bản xoay quanh việc xác định các khoản chi phí liên quan đến người lao động (đặc biệt là lao động nước ngoài) có bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN hay không, đồng thời làm rõ mối quan hệ giữa chi phí được trừ của doanh nghiệp và thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Các chính sách và quy định cốt lõi về thuế thu nhập cá nhân

Dựa trên các quy định pháp luật về thuế TNCN hiện hành tại thời điểm ban hành, Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể các nội dung sau:

• Chi phí vé máy bay và đưa đón người lao động:
  • Trường hợp doanh nghiệp chi trả khoản tiền vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép (theo đúng quy định tại hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể), khoản chi này được miễn thuế TNCN với tần suất 01 lần/năm.
  • Đối với chi phí đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại, nếu là xe đưa đón chung theo chế độ của doanh nghiệp thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân. Trường hợp doanh nghiệp đưa đón riêng cho từng cá nhân thì khoản lợi ích này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người được đưa đón.
• Chi phí chỗ ở (tiền thuê nhà) do doanh nghiệp trả thay:
  • Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả thay, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Điều kiện về chứng từ để không tính vào thu nhập chịu thuế:
  • Các khoản chi phí phải được quy định rõ ràng, cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty hoặc Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.
  • Hóa đơn, chứng từ thanh toán phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp chi trả.

Ý nghĩa và hướng dẫn áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn này giúp các doanh nghiệp và người nộp thuế phân định rõ ràng giữa khoản chi phí phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khoản lợi ích cá nhân của người lao động. Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính để quy định chặt chẽ các khoản phúc lợi, chi phí trả thay cho người lao động.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ, đặc biệt là hóa đơn đầu vào phải hợp lệ và mang thông tin của doanh nghiệp đối với các khoản chi trả thay.