Giới thiệu về Công văn 5312/TCT-PC năm 2015

Công văn 5312/TCT-PC do Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 là văn bản giải đáp các vướng mắc liên quan đến hệ thống chứng từ hạch toán sổ sách kế toán và thuế đối với việc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ các điều kiện, thủ tục và chứng từ cần thiết để được công nhận tài sản cố định, từ đó thực hiện trích khấu hao hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Các điều kiện cốt lõi để ghi nhận Tài sản cố định

Theo hướng dẫn và các quy định pháp luật liên quan (như Thông tư 45/2013/TT-BTC), một tài sản được ghi nhận là tài sản cố định của doanh nghiệp khi đáp ứng đồng thời cả 3 tiêu chuẩn sau:

• Lợi ích kinh tế: Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
• Thời gian sử dụng: Có thời gian sử dụng ước tính trên 01 (một) năm trở lên.
• Nguyên giá tài sản: Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có trị giá từ 30.000.000 đồng (ba mươi triệu đồng) trở lên.

Hệ thống chứng từ hạch toán kế toán và thuế bắt buộc

Để tài sản cố định được công nhận hợp pháp trên sổ sách kế toán và được chấp nhận chi phí khấu hao khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành tài sản:

• Đối với tài sản cố định mua sắm trong nước: Phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp; hợp đồng mua bán; biên bản bàn giao tài sản; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
• Đối với tài sản cố định nhập khẩu: Tờ khai hải quan đã thông quan; chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu (thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu); hợp đồng ngoại thương (Invoice, Packing List); chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Đối với tài sản cố định tự xây dựng, chế tạo: Quyết định phê duyệt dự án; thiết kế dự toán; hợp đồng thi công; biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng; bảng quyết toán công trình hoặc quyết toán hạng mục công trình; các hóa đơn, chứng từ mua vật tư, dịch vụ phục vụ quá trình xây dựng.
• Đối với tài sản nhận góp vốn, điều chuyển: Biên bản góp vốn hoặc biên bản giao nhận tài sản; biên bản định giá của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức thẩm định giá có chức năng theo quy định của pháp luật; hồ sơ nguồn gốc tài sản; các giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đất (nếu có) đã được chuyển tên sang cho doanh nghiệp.

Quy định về trích khấu hao tài sản cố định hợp lệ khi tính thuế TNDN

Công văn nhấn mạnh việc trích khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Tài sản cố định phải được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đầy đủ hóa đơn, chứng từ: Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp đối với tài sản đó.
• Hạch toán đúng quy định: Tài sản phải được theo dõi, hạch toán trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán hiện hành và hướng dẫn tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.
• Phương pháp khấu hao: Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế trực quản trước khi thực hiện trích khấu hao.

Xử lý các trường hợp vướng mắc đặc thù về chứng từ

Công văn cũng đưa ra hướng giải quyết đối với một số trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về chứng từ đất đai hoặc tài sản gắn liền với đất:

• Trường hợp chưa có giấy chứng nhận quyền sở hữu: Đối với các công trình xây dựng trên đất chưa hoàn tất thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhưng đã bàn giao đưa vào sử dụng, doanh nghiệp vẫn được trích khấu hao vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hồ sơ quyết toán, biên bản nghiệm thu bàn giao và hợp đồng thuê đất hoặc giao đất hợp pháp.
• Trường hợp mua lại tài sản từ cá nhân không kinh doanh: Doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (Mẫu 01/TNDN) kèm theo hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của cá nhân chuyển nhượng để làm căn cứ ghi nhận nguyên giá và trích khấu hao.