Công văn 549/TCHQ-GSQL năm 2017 do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về thủ tục hải quan đối với trường hợp doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên công ty nhưng vẫn giữ nguyên mã số thuế. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương trong quá trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu sau khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

- Nguyên tắc kế thừa quyền và nghĩa vụ pháp lý khi đổi tên doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thay đổi tên gọi nhưng giữ nguyên mã số thuế, mọi quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến thủ tục hải quan đều được chuyển giao và kế thừa thông suốt:

• Doanh nghiệp mới (mang tên mới) có trách nhiệm kế thừa toàn bộ các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm về thuế, phạt chậm nộp, cũng như các nghĩa vụ hải quan khác của doanh nghiệp trước khi đổi tên.
• Các tờ khai hải quan đã đăng ký dưới tên cũ nhưng chưa hoàn thành thủ tục thông quan hoặc đang trong quá trình theo dõi, thanh khoản, hoàn thuế sẽ tiếp tục được thực hiện dưới tên mới của doanh nghiệp.

- Thủ tục cập nhật thông tin trên hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cập nhật thông tin trên hệ thống của cơ quan hải quan:

• Doanh nghiệp tiến hành đăng ký thay đổi thông tin tài khoản trên hệ thống thông tin hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) để đồng bộ hóa tên mới với mã số thuế hiện tại.
• Nộp các chứng từ chứng minh việc thay đổi tên hợp pháp cho Chi cục Hải quan nơi quản lý hoặc nơi làm thủ tục, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (bản sao có chứng thực hoặc bản chính để đối chiếu).
• Cập nhật lại thông tin chữ ký số (chứng thư số) tương ứng với tên mới của doanh nghiệp trên hệ thống của cơ quan hải quan để đảm bảo tính pháp lý khi ký số các tờ khai mới.

- Hướng dẫn xử lý hồ sơ hải quan dở dang và các thủ tục liên quan

Tổng cục Hải quan hướng dẫn cụ thể đối với các trường hợp hồ sơ phát sinh trước thời điểm đổi tên nhằm đảm bảo tính liên tục của thủ tục hành chính:

• Đối với tờ khai hải quan chưa thông quan: Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để được hướng dẫn cập nhật thông tin tên mới trên hệ thống hoặc thực hiện khai bổ sung theo quy định.
• Đối với thủ tục hoàn thuế, không thu thuế: Cơ quan hải quan căn cứ vào mã số thuế không thay đổi và các chứng từ chứng minh việc đổi tên hợp pháp để thực hiện hoàn thuế, không thu thuế cho doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.
• Đối với công tác kiểm tra sau thông quan và thanh tra chuyên ngành: Quyết định kiểm tra, thanh tra sẽ được ban hành và thực hiện đối với doanh nghiệp theo tên mới, trên cơ sở kế thừa toàn bộ số liệu, hồ sơ, chứng từ của tên cũ.