Tóm tắt Công văn 1269/TCHQ-GSQL về thủ tục hải quan đối với việc đổi tên công ty

Công văn 1269/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện thủ tục hải quan, quản lý thuế đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên gọi nhưng vẫn giữ nguyên mã số thuế. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi của văn bản này.

1. Nguyên tắc kế thừa quyền và nghĩa vụ pháp lý khi đổi tên doanh nghiệp

Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, việc doanh nghiệp thay đổi tên gọi nhưng giữ nguyên mã số thuế không làm thay đổi tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Do đó, các nguyên tắc pháp lý được áp dụng như sau:

• Doanh nghiệp sau khi đổi tên được kế thừa toàn bộ quyền, lợi ích hợp pháp cũng như chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ hải quan và các quyết định hành chính liên quan đến hải quan của doanh nghiệp trước khi đổi tên.
• Các hồ sơ, chứng từ hải quan đã đăng ký dưới tên cũ vẫn có giá trị pháp lý và tiếp tục được thực hiện các bước tiếp theo theo quy định pháp luật.

2. Thủ tục cập nhật thông tin trên hệ thống dữ liệu hải quan

Để đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cập nhật thông tin tên mới trên hệ thống:

• Cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục thay đổi tên tại Cơ quan đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
• Cập nhật thông tin trên Hệ thống VNACCS/VCIS: Doanh nghiệp liên hệ với cơ quan hải quan nơi quản lý để thực hiện cập nhật tên mới của doanh nghiệp trên hệ thống thông tin hải quan dựa trên mã số thuế đã có.
• Cập nhật chữ ký số: Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật thông tin chữ ký số (chứng thư số) tương ứng với tên mới để đảm bảo tính hợp lệ khi thực hiện truyền tờ khai hải quan điện tử.

3. Hướng dẫn xử lý đối với các tờ khai hải quan đang thực hiện dở dang

Đối với các tờ khai hải quan đã đăng ký trước thời điểm doanh nghiệp chính thức thay đổi tên trên hệ thống hải quan, hướng xử lý được quy định cụ thể:

• Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục hải quan còn lại (như thông quan, giải phóng hàng, đưa hàng về bảo quản, kiểm tra thực tế hàng hóa) bằng tên cũ đã đăng ký trên tờ khai đó.
• Cơ quan hải quan sẽ đối chiếu mã số thuế trên tờ khai với thông tin mã số thuế đã được cập nhật tên mới trên hệ thống để giải quyết thủ tục, không yêu cầu doanh nghiệp phải hủy tờ khai cũ để đăng ký lại tờ khai mới chỉ vì lý do đổi tên.

4. Thủ tục hoàn thuế, miễn thuế, không thu thuế và xử lý tiền thuế nộp thừa

Về mặt quản lý thuế, việc đổi tên doanh nghiệp nhưng giữ nguyên mã số thuế được xử lý nhất quán:

• Hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, không thu thuế: Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sử dụng tên mới. Trong hồ sơ phải đính kèm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc tài liệu tương đương của cơ quan có thẩm quyền) thể hiện rõ việc thay đổi tên từ tên cũ sang tên mới để cơ quan hải quan đối chiếu, kiểm tra.
• Xử lý tiền thuế nộp thừa, tiền chậm nộp, tiền phạt: Các khoản tiền thuế nộp thừa hoặc các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng của tên cũ sẽ được tự động chuyển giao và ghi nhận cho tên mới dựa trên mã số thuế không thay đổi của doanh nghiệp.