Tổng quan về Công văn 5703/CT-TTHT năm 2017

Công văn 5703/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 14 tháng 06 năm 2017 hướng dẫn về các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp về việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử và nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn 5703/CT-TTHT và căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về chữ ký điện tử của người mua được áp dụng như sau:

• Trường hợp bắt buộc: Thông thường, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua để đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Trường hợp được miễn chữ ký điện tử của người mua: Người mua không nhất thiết phải ký điện tử vào hóa đơn nếu đáp ứng các điều kiện sau:
  • Người mua không phải là đơn vị kế toán (ví dụ: khách hàng cá nhân mua lẻ).
  • Người mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn biên nhận...
  • Hai bên bán và mua phải có văn bản thỏa thuận cụ thể về việc người mua không cần ký số trên hóa đơn điện tử.
• Thủ tục thực hiện: Để được miễn chữ ký điện tử của người mua, doanh nghiệp bán hàng phải gửi văn bản đề nghị đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét và chấp thuận trước khi thực hiện.

Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn cũng làm rõ nguyên tắc và điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ ghi sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Yêu cầu về nội dung: Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo tính đồng nhất.
• Ký hiệu nhận biết: Trên hóa đơn giấy chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng, cụ thể là: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
• Chữ ký và đóng dấu: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có chữ ký và dấu đóng hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý và hiệu lực chứng minh khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi, và có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán theo đúng quy định.