Tóm tắt Công văn 6138/CT-TTHT năm 2014 về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 6138/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn 6138/CT-TTHT và các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn tập trung làm rõ cách xác định chi phí được trừ đối với các khoản chi cho người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Các khoản chi trả cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí tiền nhà, vé máy bay cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà, tiền vé máy bay khứ hồi về nước thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi đào tạo...) được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính pháp lý và được chấp nhận là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về chứng từ thanh toán:

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
• Các trường hợp thanh toán bằng bù trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba phải được quy định rõ trong hợp đồng và có biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, hoàn thiện các hồ sơ pháp lý liên quan đến lao động và tiền lương. Việc chuẩn bị đầy đủ hợp đồng lao động, quy chế tài chính và lưu trữ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện tiên quyết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.