Giới thiệu về Công văn 6189/CT-HTr năm 2016

Công văn 6189/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, đặc biệt là các khoản chi liên quan trực tiếp đến phúc lợi của người lao động và các khoản chi bảo hiểm tự nguyện, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp pháp.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Quy định chi tiết về chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Công văn 6189/CT-HTr làm rõ các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể:

• Các khoản chi phúc lợi bao gồm: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định tháng lương bình quân thực tế: Được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì tháng lương bình quân thực tế thực hiện được xác định bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.
• Hồ sơ chứng từ yêu cầu: Doanh nghiệp phải quy định cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng các khoản phúc lợi này trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Quy định về chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện

Đối với các khoản chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, Công văn hướng dẫn cụ thể về điều kiện và định mức khấu trừ:

• Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với phần chi vượt mức quy định để trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Mức chi được trừ không vượt quá 01 triệu đồng/tháng/người (mức trần áp dụng tại thời điểm ban hành công văn).
• Doanh nghiệp chỉ được hạch toán vào chi phí được trừ đối với các khoản chi này nếu đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).
• Các khoản chi này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 6189/CT-HTr năm 2016 là cơ sở pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng quy chế tài chính, quy chế nội bộ rõ ràng ngay từ đầu năm tài chính. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tuân thủ đúng định mức khống chế (đặc biệt là mức trần 01 tháng lương bình quân đối với chi phúc lợi) sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế TNDN.