Tổng quan về Công văn 6402/CT-TTHT năm 2014

Công văn 6402/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 21 tháng 07 năm 2014 nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn về việc lập hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Văn bản này làm rõ các quy định liên quan đến chữ ký của các bên trên hóa đơn, việc đóng dấu của đơn vị bán hàng và các nguyên tắc sử dụng đồng tiền trên hóa đơn theo đúng tinh thần của Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 6402/CT-TTHT

- Quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn bán hàng

Một trong những vướng mắc phổ biến của doanh nghiệp là việc bắt buộc phải có chữ ký của người mua trên hóa đơn. Công văn 6402/CT-TTHT đã hướng dẫn cụ thể các trường hợp được miễn chữ ký của người mua như sau:

• Đối với các trường hợp mua hàng không trực tiếp như: mua hàng qua điện thoại, mua hàng qua mạng internet, qua fax hoặc khách hàng không đến giao dịch trực tiếp tại trụ sở người bán, người lập hóa đơn phải ghi rõ trên tiêu thức "người mua ký, ghi rõ họ tên" là "bán hàng qua điện thoại", "bán hàng qua mạng" hoặc "bán hàng qua fax".
• Đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng không có nhu cầu lấy hóa đơn hoặc không ký vào hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo quy định và ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không ký".
• Việc miễn chữ ký của người mua phải đảm bảo các chứng từ giao dịch khác (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán) chứng minh được giao dịch mua bán là có thật và hợp pháp.

- Quy định về chữ ký của người bán và việc đóng dấu trên hóa đơn

Công văn cũng hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền ký trên hóa đơn của bên bán nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ:

• Người đại diện theo pháp luật của người bán (thủ trưởng đơn vị) là người có thẩm quyền ký vào tiêu thức "người bán hàng" trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía dưới bên trái của chữ ký.
• Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký mà ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký thì phải có quyết định ủy quyền hoặc giấy ủy quyền hợp pháp. Người được ủy quyền sẽ ký, ghi rõ họ tên vào tiêu thức "người bán hàng" và đóng dấu treo của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

- Nguyên tắc lập hóa đơn và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Bên cạnh quy định về chữ ký, Công văn 6402/CT-TTHT nhắc nhở các doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc lập hóa đơn tài chính:

• Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn bắt buộc phải là đồng Việt Nam (ký hiệu là VNĐ).
• Trường hợp doanh nghiệp được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt và phải ghi rõ tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn để quy đổi ra đồng Việt Nam.

Ý nghĩa và tác động của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 6402/CT-TTHT năm 2014 của Cục Thuế TP.HCM đóng vai trò là cẩm nang hướng dẫn thực tế, giúp tháo gỡ các khó khăn vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình thiết lập và luân chuyển hóa đơn chứng từ. Việc áp dụng đúng các hướng dẫn này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế, đảm bảo tính hợp lệ của chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ đầu vào.