Công văn 65064/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của văn bản tập trung vào việc xác định các điều kiện để khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (website thương mại điện tử) cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo hướng dẫn tại công văn, để chi phí mua vé máy bay qua tàu bay hoặc internet cho người lao động đi công tác được thừa nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ, doanh nghiệp cần phải thu thập và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử (E-ticket): Doanh nghiệp phải có thẻ lên máy bay (boarding pass) và vé máy bay điện tử ghi nhận đúng thông tin của người lao động được cử đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các giao dịch mua vé máy bay có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản, quyết định cử người lao động đi công tác do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ thông tin nhân sự, mục đích chuyến đi, thời gian và địa điểm công tác.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của đơn vị phải có quy định cụ thể về việc khoán chi phí đi lại, vé máy bay cho người lao động khi đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Trường hợp mất thẻ lên máy bay (boarding pass): Doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ thay thế hợp pháp chứng minh người lao động thực tế đã tham gia chuyến bay và chuyến đi đó trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: giấy xác nhận của hãng hàng không, lịch trình di chuyển chi tiết, tài liệu hội thảo, ký kết hợp đồng tại điểm đến).
• Chi phí phát sinh đi kèm: Các khoản phụ phí như phí hành lý ký gửi, phí đổi giờ bay, đổi hành trình chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ đi kèm và chứng minh được sự cần thiết, khách quan phục vụ cho chuyến công tác.
• Tính nhất quán của hồ sơ: Thông tin trên vé máy bay, thẻ lên máy bay, quyết định công tác và các chứng từ thanh toán phải hoàn toàn trùng khớp về họ tên người đi, thời gian và địa điểm di chuyển.