Công văn 6732/TCHQ-VP năm 2013 do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn và chuẩn hóa việc ghi quyền hạn của người ký văn bản hành chính trong toàn ngành Hải quan, bảo đảm tuân thủ đúng các quy định pháp luật về công tác văn thư và tính pháp lý của văn bản ban hành.

Các quy định cốt lõi về ghi quyền hạn người ký văn bản:

• Ký thay (KT.): Áp dụng khi Phó Tổng cục trưởng ký thay Tổng cục trưởng (hoặc Phó Cục trưởng ký thay Cục trưởng). Phía trên chức vụ của người ký phải ghi rõ KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG (hoặc KT. CỤC TRƯỞNG), phía dưới ghi rõ chức vụ người ký là Phó Tổng cục trưởng (hoặc Phó Cục trưởng).
• Thừa lệnh (TL.): Áp dụng trong trường hợp Tổng cục trưởng giao cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục (như Chánh Văn phòng, Cục trưởng các Cục nghiệp vụ, Vụ trưởng) ký một số loại văn bản theo quy định. Phía trên chức vụ ghi TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG, phía dưới ghi chức danh cụ thể của thủ trưởng đơn vị được giao trách nhiệm.
• Thừa ủy quyền (TUQ.): Áp dụng trong trường hợp Tổng cục trưởng ủy quyền bằng văn bản cho người đứng đầu đơn vị thuộc Tổng cục ký một số văn bản cụ thể. Phía trên chức vụ ghi TUQ. TỔNG CỤC TRƯỞNG. Người được thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
• Ký trực tiếp: Cấp trưởng (Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Chi cục trưởng) ký trực tiếp văn bản hành chính do cơ quan, đơn vị mình phát hành thì ghi trực tiếp tên chức danh (ví dụ: TỔNG CỤC TRƯỞNG).

Tổ chức thực hiện và kiểm tra văn bản:

• Các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan có trách nhiệm phổ biến, quán triệt và thực hiện thống nhất các quy định về việc ghi quyền hạn người ký trên toàn hệ thống.
• Bộ phận văn thư các cấp chịu trách nhiệm kiểm tra kỹ thể thức, quyền hạn và thẩm quyền của người ký trước khi làm thủ tục phát hành văn bản; từ chối đóng dấu phát hành đối với các văn bản ghi sai hoặc không đúng thẩm quyền quy định.