Công văn 6849/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ ủy nhiệm lập hóa đơn đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế, hướng dẫn quy trình, thủ tục và phân định rõ trách nhiệm của các bên khi thực hiện việc ủy nhiệm lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Phạm vi áp dụng: Hướng dẫn các thủ tục hành chính, điều kiện pháp lý và nghĩa vụ thuế liên quan đến hoạt động ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Đối tượng áp dụng: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (bên ủy nhiệm) và các tổ chức, cá nhân nhận ủy nhiệm lập hóa đơn (bên nhận ủy nhiệm) hoạt động dưới sự quản lý thuế của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh.

Nguyên tắc và điều kiện ủy nhiệm lập hóa đơn

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (bên ủy nhiệm) được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm) lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của mình.
• Việc ủy nhiệm phải được xác lập hoàn toàn tự nguyện và phải được thể hiện bằng văn bản pháp lý cụ thể (hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm) giữa hai bên.
• Hóa đơn được ủy nhiệm lập vẫn phải thể hiện đầy đủ các thông tin của bên bán (bên ủy nhiệm) bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế và phải tuân thủ đúng định dạng, mẫu mã đã đăng ký với cơ quan thuế.

Nội dung bắt buộc của văn bản ủy nhiệm

• Thông tin định danh chi tiết của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật).
• Thông tin cụ thể về hóa đơn ủy nhiệm bao gồm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn được ủy nhiệm (ghi rõ từ số đến số).
• Mục đích ủy nhiệm, phương thức thanh toán tiền hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm và thời hạn ủy nhiệm cụ thể.
• Quy định rõ ràng về trách nhiệm của mỗi bên trong việc quản lý, sử dụng, báo cáo và lưu trữ hóa đơn để tránh tranh chấp pháp lý phát sinh.

Thủ tục thông báo với cơ quan thuế và niêm yết công khai

• Bên ủy nhiệm có nghĩa vụ lập Thông báo ủy nhiệm lập hóa đơn và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm bắt đầu thực hiện việc lập hóa đơn.
• Hồ sơ gửi cơ quan thuế phải đính kèm bản sao hợp đồng hoặc văn bản ủy nhiệm có chữ ký và đóng dấu xác nhận hợp pháp của cả hai bên.
• Bên nhận ủy nhiệm phải thực hiện niêm yết công khai thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để khách hàng, người mua hàng được biết và giám sát.

Trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Bên ủy nhiệm vẫn là đối tượng chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về việc sử dụng hóa đơn. Do đó, bên ủy nhiệm phải tổng hợp và thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (bao gồm cả các hóa đơn đã ủy nhiệm cho bên thứ ba lập) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo định kỳ quy định.
• Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm theo dõi, đối chiếu và gửi báo cáo chi tiết về việc lập hóa đơn cho bên ủy nhiệm theo đúng thời hạn thỏa thuận để phục vụ công tác kê khai, nộp thuế kịp thời.

Hiệu lực thi hành

Công văn 6849/CT-TTHT có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được áp dụng đồng bộ với các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ và quản lý thuế hiện hành. Trong quá trình thực hiện, nếu có sự thay đổi về văn bản quy phạm pháp luật cấp trên, các bên liên quan cần chủ động cập nhật để thực hiện cho đúng quy định.