Tổng quan về Công văn 69835/CT-TTHT năm 2016

Công văn 69835/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp mới thành lập xác định rõ quyền lợi, nghĩa vụ thuế và cách thức xử lý hóa đơn, chứng từ phát sinh trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí trước thành lập

Về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, văn bản hướng dẫn cụ thể như sau:

• Cơ chế ủy quyền chi hộ: Trước khi thành lập doanh nghiệp, nếu các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện chi hộ các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, thì doanh nghiệp được phép kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Yêu cầu về hóa đơn: Các hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong giai đoạn này phải mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
• Thực hiện kê khai: Sau khi doanh nghiệp được thành lập và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp căn cứ vào các hóa đơn mang tên bên được ủy quyền để thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định hiện hành.
• Điều kiện thanh toán: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải đảm bảo có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên được ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho bên được ủy quyền bằng phương thức chuyển khoản).

Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và hạch toán chi phí

Đối với việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Phân bổ chi phí thành lập: Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp (như chi phí đào tạo nhân lực, chi phí quảng cáo, chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí nghiên cứu, chi phí di dời...) được coi là chi phí trả trước vô hình.
• Thời hạn phân bổ: Doanh nghiệp được phép phân bổ dần các khoản chi phí này vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh với thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động.
• Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ: Để các khoản chi phí này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền, kèm theo văn bản ủy quyền và chứng từ thanh toán theo đúng quy định pháp luật.

Hồ sơ và thủ tục cần chuẩn bị để hợp pháp hóa chi phí

Để đảm bảo các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập được cơ quan thuế chấp thuận là hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh bao gồm:

• Văn bản ủy quyền: Văn bản của các sáng lập viên ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp (phải được lập trước thời điểm phát sinh chi phí).
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Toàn bộ hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền.
• Biên bản bàn giao: Biên bản bàn giao chi tiết toàn bộ hóa đơn, chứng từ và tài sản (nếu có) từ tổ chức, cá nhân được ủy quyền sang cho doanh nghiệp sau khi được cấp giấy phép hoạt động.
• Chứng từ thanh toán hoàn trả: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của tổ chức, cá nhân được ủy quyền đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.